Ringkasan Mata Kuliah Pengantar Ilmu Kearsipan

ARSIP SEBAGAI INFORMASI TEREKAM

KB 1 ARSIP Sebagai Informasi Terekam

·  Arsip: berdasar fungsi :1. arsip dinamis= rekod, 2. Arsip statis = arsip

·  Pengelolaan arsip dinamis/rekod =manajemen rekod; arsip=administrasi arsip

·  Arsip→dari kata Belanda archief yg bersumber dr bhs yunani archeion=gedung kota,kuno atau archivum (bhs latin), artinya gedung. Archives (inggris), archivio ( italia), archief (belanda), archive( jerman), arsip Indonesia.

·  Arsip di Indonesia thn 1950 →kintaka=surat dan warkat=surat

·  Definisi arsip:UU No.7/1971 ttg ketentuan2 pokok kearsipan: 1. Naskah2 yg dibuat dan diterima ol lembaga Negara dan badan2 pemerintah dlm bentuk corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2. ……., dalam rangka pelaksanaan kehid kebangsaan.

·  Arsip: berdasar fungsi :               1. arsip dinamis= rekod, digunakan scr lgsung dlm perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehid kebangsaan/ digunakn scr lgsg dlm administ neg.                2. Arsip statis = arsip, tidak digunakan scr lgsg ………disimpan permanen.

·  Yg disimpan dalam kantor pemerintah maupun swasta utk menunjang keg. Kantor tsb bukanlah arsip dlm arti luas, melainkan arsip dinamis

·  Data: data numeric (angka), tekstual( huruf), audio, video, citra( gab.audio video)

·  Peristiwa →data→informasi→pengetahuan

·  Alasan2 merekam informasi

1. Alas an pribadi, surat, puisi, menyusun pidato, silsilah,akte kelahiran, surat nikah, surat kematian.

2. Alas an social, mendaftarkan diri utk KTP, KK, dlm organisasi bisa berupa notulen, daftar hadir, senarai anggota, rekaman progam kusus, rekaman aktivitas social. Di gereja ada daftar jemaat, surat permandian, surat pernikahan.

3. Alas an ekonomis, utk kepentingan pribadi ataupun kolektif.

4. Alas an hokum, Surat tanda kelakuan baik, catatan kepemilikan rumah, surat kontrak, semua berkaitan dg hokum

5. Alas an instrumental, semua memiliki fungsi &banyak jg dirancang utk melaksanakan tugas tertentu. Cth gambar arsitektur, cetak biru(blue print)

6. Tujuan simbolis, bbrapa rekaman tdk selalu memiliki kepentingan praktis, adakalanya utk kepentingan simbolis.

7. Demi pengembangan ilmu pengetahuan, cth hasil2 penelitian dari ilmuwan

·  Siklus rekod:

1. Rekod diciptakan dan diterima : surat menyurat, salinan, formulir, bentuk mikro, gambar, laporan masuk, iuran computer

2. Penyebaran intern maupun ekstern

3. Pendayagunaan: pengambilan keputusan, dokumentasi, tanggapan dan jawaban, persyaratan hokum,

4. Penyimpanan,: berkas, temu balik, transfer

5. Penyimpanan rekod inaktif: akan dimusnahkan atau berubah menjadi arsip

·  Dokumen= informasi terekam dg tidak memandang medianya,: segala sesuatu yg ada tulisanyyya, ada tanda, angka atau symbol, suara, gambar, atau tulisan  dan bisa brupa peta, cetak biru, gambar atau foto

·  Rekod= dokumen yg digunakan utk menunjang kegiatan ssorg/sebuah badan.

·  Arsip= rekod yg disimpan permanen karena alas an historis, administrative, hokum, dan keperluan lain.

·  Ilmu kearsipan →Archives Studies= administrasi arsip                                        Rekod →Manajemen rekod ( Records Management

·  Perbedaan antara ilmu perpustakaan, manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip

masalah	Ilmu perpustakaan	Administrasi arsip	Manajemen rekod
Nama lembaga	perpustakaan	Depo arsip	Pusat rekod
Sumber materi	ekstern	Ekstern dan intern	intern
Sifat informasi	Pengetahuan terekam	Sejarah instansi dn lembaga	Kegiatan bisnis dan administrasi
media	Tercetak/ bentuk mikro, audio visual elektr/optic realia	Tercetak/ bentuk mikro, audio visual elektr/optic realia	Tercetak/ bentuk mikro, audio visual elektr/optic realia
Kegiatan utama	Pengemb koleksi, akuisisi/pengadaan, katalogisasi, pengerakan, pinjaman, orientasi pemakai, pelestarian	Pengem koleksi, akuisisi, deskripsi, pemberkasan di rak, pelestarian mikroreproduksi, reprografi	Desain formulir/penilaian rekod, transfer ekod, inventarisasi, pemberkasan /penyimpanan rekod retensi, temu balik, pengamanan/ perlindungan, mikroreproduksi, reprografi
Pendidikan profesional	Tingkat magister program terakreditasi ol asosiasi	Tingkat magister sertifikat masih alternatif	Gelar bervariasi, sertifikat masih alternatif
Majala/sumber pengindeksan	Banyak majalah profesi, sumber pengindeksan sedikit, namun sdh merup.sumber utama	Sedikit majalah profesi, sumber pengindeksan sdkit, namun sdh merupkan sumber utama	Sedikit majalah profesi, sumber pengindeksan tersebar dimana2

·  Beda arsip dengan perpustakaan:

·          perpus→menyimpan dokumen yg dihasilkan manusia:	arsip→menyimpan arsip
Fungsi utama menyimpan &menyediakan koleksi buku & bhn tercetak lainnya	Memelihara akumulasi rekod yg menjadi arsip
Berhadapan dgn buku &terbitan lain yg bnyk eksemplarnya& kemungkinan ada di tmpat lain	Berhub dg informasi terekam dlm bntuk tulisan& manuscript, umumnya materi tdk tercetak dan bersifat unik
Materinya(buku, majalah,dll) diciptakan utk keperluan informasi, pendididkan, ilmu penget., hiburan dan budaya. Bersifat discreet=berbentuk penuh, missal buku. Masing2 materi bersifat bebas, tdk trgantung pd materi lain.	Materinya diciptakan sbg hasil aktivitas bdn korporasi/perorangn. Bundle arsip tdk harus merup.satu kesatuan.
perpus→lembaga pengumpul, materinya boleh dipinjam&dibwa pulang	arsip→lembaga penerima, materinya hny boleh dibaca di tmpat
Perpus mengumpulkan materi berdasar subyeknya, bkn fungsinya	Selalu dikaitkan dg instansi dan fungsinya, bukan subyeknya
Penyusunan ada panduan yg bersifat universal, spt DDC, UDC	Menggunakan prinsip original order=menyusun arsip menurut susunan aslinya. Penyusunan tdk ada yg baku krn susunan asliny sdh berbeda
Penggantian materi yg hilang: bisa diganti/foto kopi	Tdk dpt diganti/dicari di tmpat lain
Pustakawan berinteraksi dg materi perpus sbg satu satuan individu. Missal buku karangan Gus Dur merup satu kesatuan, tdk dpt dipinjan setengah buku	Di depo arsip, materi nya diperlakukan sbg keseluruhan namun berupa satuan
Keberadaan perpus utk melayani masyarakat	Depo arsip lebih terbatas pada peneliti
Materinya memuat penjelasan, komentar maupun pendapat penulis→mempengaruhi pembaca	Berkas arsip dihasilkan dr sebuah proses pengembangan yg berlangsung lama. Tdk memberikan komentar, penjelasan

·  Persamaan perpustakaan dengan depo arsip, sama2:

-   memiliki tujuan menyediakan koleksi seekonomis& seefektif mungkin

-   menghadapi masalah pelestarian, menangani pendididkan pemakai

-   menangani media elektronik dan optic

-   menghadapi masalah temu balik informasi

·  Menurut International Council of Museums, museum= sebuah lembaga permanen, nirlaba, y melayani masyarakat dan perkembangannya, terbuka bg umum, yg memperoleh, melestarikan, & meneliti, mengomunikasikan& memamerkan u keperluan kajian, pend dan kegembiraan brupa bukti manajerial dr manus.&lingk.

·   

·  Beda arsip dengan museum

Arsip	Museum
Materi yg disimpan: wujudnya lebih banyak kertas sbg hasil kegiatan sebuah lembaga/perorangn	Menyimpan artifak yg merup.bukti perkembangan umat manusia atau lingkungan temapt hidupnya→benda 3 dimensi
Asal benda yg disimpan→dari hasil keg. yg terus mnrus sebuah lembaga	Tidak terbatas ps satu lembaga
Teknik yg digunakan→akuisisi, konservasi, penelitian, dan komunikasi	Tdk sama
Pemakai →adanya pembatasan siapa sj yg berkunjung	Lebih terbuka, siapa saja boleh dg membeli karcis masuk

·  Menurut FID( Federation International d’Information et Documentation), DOKUMENTASI adalah penyusunan, penyimpanan, temu balik, penyebaran dan evaluasi informasi dengan tidak memandang bagaimana cara merekamnya dalam sains, teknologi, seni, dan kemanusiaan.

·  Perbedaan arsip dengan dokumentasi

Dokumentsi	Arsip
Lebih luas, krn dok.menerima dokumen dari semua bidang	Terbatas pada dokumen yg disimpan permanen yg diterima
Koleksi yg disimpan di dokumentasi tidak bersifat unik	Bersifat unik, tidak terdapat di tempat lain.
Scr tradisional selalu menyimpan dokumen ilmiah	Tidak selalu memnyimpan dokumen yg bersifat ilmiah
Membuat dokumen baru dari dokumen yg ada dlm wujud majalah indeks, abstrak, bibliografi.	Tidak sealu hrs membuat dokumen baru dari dokumen yg dimilikinya.
Menggunakan pendekatan subyek dalam mengakses koleksinya	Menggunakan pendekatan original order→ pemberkasan yg dilakukan ol badan pembuat atau pemilik arsip serta tdk dpt diakses menurut subyek
Pemakai relative lebih luas dan lebih banyak drpd arsip

·  Persamaan arsip & dokumentasi→ sama2 menghadapi dokumen, melakukan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan temu balik, melayani pmakai.

·  Evolusi rekaman informasi: dahulu pencatatan untuk mencatat pajak

1. Praktik pembuatan rekaman purba→ pada batu,tanah liat lilin, di pohon, kayu, kulit binatang, bahkan juga tulang binatang→informasi penting saja. Orang Mesir purba meng papyrus sekitar th 400SM, raja Tarumanegara sabdanya di atas batu(prasasti batu tulis), tembaga dan kelak pd dluwang→ dari sejenis pohon, lalu lontar.

2. Abad menengah→ di Eropa Barat tmpat utk menyimpan rekaman pemerintah disebut arsip→archaeion→gudang. Pada thn 1200 dikenal jadwal retensi→jadwal penyimpanan dan pemusnahan rekaman, tercatat berbagai kota di Italia utara mengeluarkan peraturan ttg retensi

3. Rekod kertas: kertas ditemukan orang2 cina sekitar abad pertama Masehi. Orang2 korea juga mengklaim hal yg sama. Sedangkan org2 eropa kenal pd abad 15. Pd abad 15-20 ada ketrampilan meng alat tulis dn menulis indah lalu timbul ilmu yg mengkaji tulisan kuno yg disebut Paleography. Ada lagi Sigliography→ilmu tentang stempel, lambing dan cap. Sekitar tahun 1850 manusia mengenal mesin ketik. Adanya pembakuan ukuran kertas.

4. Rekod elektronik→ banyak digunakan abad 21

KB 2 Manajemen Rekod ( Records Management)

·  Rekod → arsip dinamis→ konsep Belanda dynamisch archief dan arsip→ statisch archief

·  Istilah rekod dari bahasa Malaysia.

·  Istilah cantuman banyak digunakan di kalangan pustakawan Indonesia

·  Rekod (records) artinya informasi terekam, termasuk data dalam system computer, yg dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau peroranagn dlm transaksi kegiatan atau melakukan tindakn sbg bukti aktivitas tsb.

·  Syarat rekod hrs lengkap, cukup bermakna, komprehensif, tepat, dan tidak melanggar hokum.

·  Bentuk rekod:           1. Kertas, mikofilm, atau elektronik, 2. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto, dsb. 3. Data dr bisnis, dokumen yg diolah/lembaran elektronik, citra digital. 4. Audio dan video. 5. Dokumen tulisan tangan. 6. Rekod yg tdk terstruktur spt surat atau rek yg berstruktur spt formulir atau boring.

·  Rekod dapat dibagi menjadi beberapa kategori antara lain:

1. Rekod administrative meliputi dokumentasi prosedur, formulir/boring &korespondensi.Cth: pedoman staf, roster, modul log, modul perjalnn

2. Rekod akuntansi, meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Cth:tagihan, invoice, rekod rekening bank, laporan penagihan nasabh

3. Rekod proyek, meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangn produk, dll

4. Berkas kasus, meliputi rekod nasabah, asuransi kontrak dan berkas tuntutan hokum

·  Dokumen adl unit informasi terekam yg terstruktur, diterbitkan atau tidak diterbitkan, dalam bentuk kopi makas( hard copy) atau bentuk elektronik dan dikelola sbg unit discreet dlm system informasi. →berlaku untk Australia

·  Dokumen dapat berupa rekod maupun arsip

·  Records Management(inggris)→pengelolaaan rekod artinya disiplin ilmu dan fungsi organisatoris yg mengelola rekod  utk memenuhi kebutuhan bisnis, persyaratan tggung jawab dan harapan komunitas

·  Bidang2 manajemen rekod:

1. Retensi rekod→penyimpanan rekod selama memenukhi keperluan operasional, hokum, fiscal dan historis

2. Penyimpanan rekod inaktif→temu kembali dg cepat

3. Perlindunagn rekod vital→ aman

4. Pembuatan dan pelaksanaan system pemberkasan utk mengelola rekod aktif

5. Pendayagunaan teknologi pencitraan digital

6. Manajemen formulir, mulai desain sampai penyimpanannya,smp pemusnahannya

7. Manajemen laporan

·  Kegunaan/ fungsi manajemen rekod:

1. Merupakan memori badan korporasi

2. Pengambilan keputusan manajemen

3. Menunjang litigasi→tuntutan hukum

4. Mengurangi baiaya dan volume penggunaan kertas

5. Efisiensi badan korporasi

6. Ketentuan hokum

7. Mendukung pengawasan

8. Temu balik informasi yg cepat

9. Semakin sedidik rekod yg salah tempat/hilang

10.  Sesuai dg ketentuan perundang2an

·  Menurut peraturan perundang2an di Indonesia semua rekod keuangan hrs disimpan 30 tahun. Khusus perusahaan /sector swasta 10 tahun

·  Di instansi pemerintah, penyimpanan rekod personalia justru lebih lama lagi. Krn adanya pension anak istri/suami

·  Dlm bahasa Inggris ada juga recordkeeping→tata rekod artinya, penyusunan dan penyediaan bukti transaksi bisnis yg lengkap, tepat dan andal dlm bentuk informasi terekam

·  System tata rekod meliputi:

1.     Personel yg relevan

2.     Garis haluan, prosedur, dan praktik tata rekod

3.     Dokumentasi yg mencatat grs haluan, prosedur,&praktik

4.     Rekod itu sendiri

5.     System rekod dan informasi

6.     Perangkat keras &perlangkapan lain&ATK

·  Klasifikasi rekod

1.     Rekod aktif→rekod yg digunakan scra ajeg, sedikitnya 10x setahun. Cth berkas pegawai yg msh bekerja, tagihan pd thn yg msh berjalan, korespondensi dan tugas kreatif yg sdg berlangsung

2.     Rekod inaktif→ digunakan kurang dari 10x setahun→rekod jangka panjang dan rekod semi aktif. Cth: berkas karyawan yg sdh berhenti, tagihan yg sudah dibayar pd thn anggaran yg lampau, proyek yg sudah selesai dan cheque yg sdh dilunasi

3.     Rekod jangka panjang→ merekam sejarah, kebijakan(policy) dan prosedur lembaga atau badan korporasi, rekod vital serta dokumen pribadi yg signifikan historis bagi lembaga atau badan korporasi→rekod yg memiliki nilai berkesinambungan pd badan korporasi

4.     Rekod kontemporercontemporary records)→tidak memiliki nilai berkesinambungan atu nilai abadi →rekod transisi atau rekod transaksional. Cth:jawaban pd surat2 yg masuk, permintaan rutin, memo untk aktivitas jangka pendek, kartu control proyek, formulir rutin

5.     Rekod vital→ rekod yg penting bagi operasi badan korporasi kelanjutan atau operasi kembali badan korporasi stlh terjadi bencana, penciptaan status hokum dan keuangan badan korporasi thd pemegang saham dan karyawaan saat terjadi bencana. Cth: accounts receivable, daftar inventaris, kontrak, proyek kreatif yg berlangsung

6.     Rekod kopi→ kopi atau salinan resmi sebuah rekod yg disimpan utk tujuan hokum, operasional dan historis.

7.     Rekod nonkopi→ rekod yg tdk dinyatakan berada dlm ruang lingkup rekod resmi. Cth:sebuah dokumen yg disimpan di bbrp tempat, tdk dinyatakan dlm jadwal retensi rekod, tdk dwjibkan disimpan dlm jangka wktu tertentu atau dpt diperoleh dari umum

·  Contoh klasfkasi rekod →→→→→

Contoh klasifksi rekod	Aktif	Inaktif	Jangka pnjg	Temporer	Rekod	Nonrekod
Order saat ini	x		x		x
Majalah GATRA minggu ini				x		x
Korespondensi umum	x	x	x	x	x	x
Catatan gaji 1992-1993		x	x		x
Tugas kreatif yg sdg berlangsung	x		x		x

·  Lembaga pengelola informasi terekam yaitu : perpustakaan, depo arsip, pusat rekod, pusat dokumentasi, dan museum

MANAJEMEN SURAT EDARAN FORMULIR

KB 1 MANAJEMEN SURAT EDARAN

·   Surat edaran→directives→ artinya pernyataan kebijakan dan prosedur yg dikeluarkan badan korporasi, termasuk kantor, sekolah, yayasan, perg.tinggi dn sejenisnya.mencakup pengumuman kantor, bulletin, pengumuman direksi, pernyataan pimpinan, surat edaran, dll

·   Surat edaran merup surat yg memandu, memerintahkan atau member informasi kpd karyawan dlm sebuah badan korporasi ttg pekerjaan mrka

·   Program manajemen surat edaran terdiri dari 2 aspek:

1. Penyusunan dan pengoperasian system surat edaran. 2. Analisis dan control surat edaran

·  System surat edaran:

1. Aras tunggal(single level) →hanya ada 1 sistem yg ada untuk seluruh badan korporasi dan smua isu harus sesuai dgn standar tunggal →digunakn pd korporasi kecil hingga menengah.

2. Aras ganda(multiple level) →pd tingkat administrative tertinggi disusun system utama, sedangkan system individual diperbolehkan pd aras rendah, namun tetap berpegang pd skema klasifikasi subyek standar. →digunakan pada badan korporasi besar, system desentralisasi

·  Surat edaran permanen→ memiliki nilai rujukan berkesinambungan dan kemaknawian (signifikansi) jangka panjang→ surat edaran yg berlaku terus sampai saat dicabut atau digantikan dg surat edaran baru. Nama yg lazim digunakan : perintah, instruksi, dan peraturan

·  Surat edara sementara→ surat edaran temporer→bersifat transisi belaka, tdk memilki nilai rujukan berkesinambungan. Nama yg lazim digunakn ialah pengumuman, bulletin, surat edaran, dan sirkiler.

·  Berkas surat edaran terbagi atas 2 jenis:

1. Berkas historis(history file) →surt edaran yg kontinyu, permanen yg pnah dikeluarkan ol badan korporasi

2. Berkas rujuka induk(master reference files) → harus disusun berdasar kode klasifikasi subyek

·  Indeks→ sbg alat bantu utk mengetahui lokasi semua isu dalam system.

·  Indeks surat edaran ada 2:

1. Indeks numerik→ sebuah daftar surat edaran mutakhir yg disusun menurut nomor kontrol→ disebut jga senarai uji atau daftar inventaris

2. Indeks subyek→berisi daftar kata kunci yg disusun menurut abjad sesuai dg nomor control yg berkaitan dg surat edaran.

·  Klasifikasi →berdasar subyej utk mencegah duplikasi, konflik, kelemahan procedural atau celah dalam cakupan.

·  Sifat dari bagan klasifikasi:1. Lengkap 2. Luwes 3. Logis 4. Terbatas 5. Tepat

·  Pengkodean atau penyandian→pemberian symbol atau singkatan(angka, huruf, kombinasi alfanumerik) ke subyek yg terdaftar pd table klasikfikasi subyek.

POLA klasifikasi	Numeric	Alphabet	Numericduplex	Alfanumerik	Numeric subyek	Decimal
Personalia	110	A	3	I/A	PERS	1
Karyawan	110	Aa	3-1	A/1	PERS-1	1.1

·  Metode surat edaran yg direvisi(artinya penulisan ulang sepenuhnya atas surat edaranyg ada) → dg cara menambahkan awalan abjad ke kode klasifikasi subyek subyek yg telah ditentukan.cth: kode OA-144→OA-144-1A→OA-144-1B

·   Atau dgn menambah tanda hubung atau tanda sejenis.cth: O-144→ OA-144.1-1 atau OA-144.1/1

·  Format yg digunakan utk menyajikan materi surat edaran, antara lain:

1.     Format outline → mengatur informasi dlm bentuk ringkasan dalam hierarki abjad dan numeric. → sangat terstruktur, format serba guna.

Butir2 informasi yg dimuat dlm format outline:

1.        Perusahaan yg mengeluarkan surat edaran

2.        Pengenal surat edaran

3.        Kode bagian pembuat surat edaran

4.        Tanggal persetujuan or tanggal efektif mulai berlaku

5.        Perihal masalah

6.        Kode distribusi

7.        Identifikasi halaman berikutnya

8.        Blok persetujuan atau tanda tangan

2.        Format playscript → berdasar model drama dg nama pelaku( petugas yg bertanggung jawab) tertera pada bagian sisi halaman. Berguna dlm memerinci prosedur. Kerugian: tdk bersifat hierarkis, tdk memerinci sebuah fungsi menjadi rutin dan subrutin spt outline

·  Pengaturan surat edaran:

1.        Urutan paragraph

2.        Pinggiran/indensi

3.        Penomoran halaman                                                            

4.        Materi suplemen

5.        Angka

6.        Rujukan

7.        Lembaran pengantar                                                    

8.        Revisi                                                                             

9.        Suplemen

·  Factor yg perlu dipertimbangkan dlm system system distribusi surat edaran:

1.        Pendistribusian secara selektif

2.        Didistribusikan secara langsung

3.        Pendistribusian secara konsisten

4.        Distribusi berdasarkan jabatan

·  Analisis dan control surat edaran mencakup analisis isi surat edaran, bantuan editorial pd konseptor surat edaran, koordinasi surat edaran yg baru atau akan direvisi dgn berbagai unit organisator, pemberian nomor control dan pembinaan system surat edaran scra keseluruhan.

·  Pemberian nomor control surat edran disertai skema klasifikasi subyek dilakukan setelah persetujuan dari pihak pembuat.

KB2 MANAJEMEN FORMULIR

·  Formulir adl sehelai kertas tercetak yg memuat ruangan utk diisi oleh perorangan atau  instansi atau  perusahaan.. Formulir terbagi menjadi 2 kelompok:

·  Formulir intern =digunakan dlm sebuah instansi/ perusahaan, penggunaannya terstruktur. Cth: form.kepegawaian, f.pengadaan, penjualan, f.pengeluaran

·  Formulir ekstern= dikeluarkan  instansi /perusahaan dg sasaran pengisian atau penggunaanya oleh pihak luar. Cth:order pembelian, yaitu faktur dan memo kredit

·  Alas an penggunaan formulir:

1. Penyeragaman kerja.                      2. Memudahkan penggolongan/klasifikasi data.                      3.Memudahkan pemberkasan

·  Manajemen formulir bertujuan utamanya untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas sambil menekan biaya

·  Untuk mencapai sasaran tsb manajemen formulir melekukan tindakan:

1. Meniadakan formulir yg tidak perlu

2. Konsolidasi formulir yg bertujuan sama

3. Mencegah formulir baru yg tidak perlu & revisi yg tdk perlu thd form.yg ada

4. Mendesain form.utk memperoleh efektivitas max

5. Memutuskan media yg plg cocok utk setiap formulir

·  Komponen program manajemen formulir meliputi:

1. Inventarisasi semua formulir                                                       

2. System penomoran yg baku                                                          

3. Catalog deskriptif utk semua staf                                                           

4. Panduan desain formulir                                                                         

5. Prosedur produksi formulir                                                                                     

6. Prosedur penyimpanan dan distribusi formulir

·  2 kegiatan utama program manj rekod: analisis →mengidentifikasi kebut.pemakai, &desain→ menggunakan informasi dari analisis utk membuat format yg baik

·  Peraturan desain formulir:

1.     Gunakan kotak atau keterangan kiri atas

2.     Gunakan keterangan yg jelas dan deskriptif

3.     Sediakan ruangan yg cukup utk menulis informasi

4.     Selalu menempatkan nomor formulir pd tempt yg sama

5.     Margin 1cm, dan 2 cm utk tmpat lubang

6.     Gunakan huruf sans serif utk tajuk,

7.     Tulis instruksi scr jelas dan singkat

8.     Urutan distribusi hrs dinyatakan bila form.ganda

9.     Gunakan kertas nirkarbon utk form.multikopi.

·  Penyimpanan bentuk kertas → menggunakan formulir ing-griya( in-house forms) dg menggunakn perangkat lunak desain formulir atau grafika,

·  Bentuk elektronik  penyimpananya dg diotomasikan

METODE PEMBERKASAN

KB 1 METODE PEMBERKASAN SISTEM ABJAD

·  5 sistem utama dalam pemberkasan rekod: 1.  Abjad                2. Numeric               3. Klasifikasi                    4. Kronologis                  5. Warna 

·  Penyusunan menurut nama → pemberkasan rekod  dg  urutn nama orang, organisasi, badan, &bisnis. → system abjad sederhana, plg mudah dibuat& digunakan

·  Berkas abjad nama disebut pemberkasan langsung, →Langsung dpt diakses pemakai, tidak diperlukan indeks nama

·  Order of entry →unit yg pertama yg merupakan dasar penjajaran dan pengabjadan.

·  Pustakawan sejak tahun 1876 mulai mengembangkan peraturan penjajaran (filling) menurut abjad. →1. Filling Rules for Dittionary Catalog of the Library Congres.  2. ALA Rules for Fillling Catalog Card. ALA→American Library Assosiation

·  Untuk rekod, ARMA (Assosiation Records Managers and Administrators dari Amerika Serikat mengeluarkan peraturan Alphabetical Filling Rules th 1985.

·  7 peraturan ARMA yg diterjemahkan dlm bhs Indonesia:

1. Abjadlah dg menyusun berkas dalam tata urutan unit demi unit dan menyusul scr abjad pd masing2 unit.

2. Setiap unit pemberkasan dlm sebuah segmen pemberkasan hrs dipertimbangkan. Mencakup kata depan, kata sambung, &kata sandang, kecuali ‘the’ diperlakukan sbg unit penjajaran terakhir.

3. Jajarkanlah dg prinsip nothing before something= segmen unit tunggal mendahului segmen unit jarak.

4. Dalam mengabjad, abaikan tanda baca

5. Anka Arab dan Romawi disejajarkan sebelum huruf. Semua angka Arab mendahului Angka Romawi

6. Akronim dan tanda panggilan pemancar radio, stasion televise dijajarkan sebagai unit tunggal.

7. Berkaskanlah pd nama atau gelar yg paling lazim digunakan.

·  Pemberkasan menurut nama paling cocok bilamana korespondensi dan berkas kasus masih kecil dan penambahan dirasakan tdk terlalu banyak.

·  PELAJARI PERATURAN NAMA MODUL HALAMN 3.5- 3.19

·  Masalah dlm pemberkasan rekod menurut nama:

1. Korespondensi tertulis dan tanda tangan sering kali sulit ditafsirkan →terjadi salah pemberkasan

2. Terjadi kesulitan bila menghadapi nama yg lazim terdapat( terutama nama tunggal yg sama)

3. Untuk nama jawa, banyak nama Su….o, &inggris banyak sekali nama keluarga yg sama, → harus ada unsure pembada

4. Nama yg sama/mirip menyebabkan pemakai hrs merunut banyak berkas

5. Tdk dapat menampung rekod dengan volume besar

6. Perluasan berkas sulit dilakukan

7. Sulit dlm pemusnahan rekod→ system abjad tdk berkaitan dg usia rekod

·  Keuntungan system abjad

1. Pemahaman serta pelaksanaanya mudah, dan sederhana

2. Bersifat swaindeks→ sudah mampu mendindeks arsip dinamis itu sendiri, sehingga  tdk memerlukan indeks terpisah

3. Luwes →tajuk baru dapat ditambahkan pd setiap berkas tanpa merusak keseluruhan berkas

4. Lansung →langsung dapat digunakan

·  Kelemahan system abjad

1. Utk menemu balik makalah dlam jumlah besar →waktu lama→ mengurangi kecepatan operasi system

2. Akan terjadi kekacauan bila ada nama yang sama

3. Berka munglin dimasukkan ke berkas yg memiliki tajuk yg berlainan atau salah pemberkas krn kekeliruan penulisan nama

4. Kesulitan meramalkan ruang atau tempat yg diperlukan  utk berbagai huruf

·  Susunan menurut geografif → susunan rekod dalam urutan abjad berdasa tempat atau lokasi. → berguna untuk:

1. Perusahaan yg memiliki cabang di berbagai lokasi

2. Perusahaan yg memiliki lisensi utk beroperasi di provinsi tertentu namun tdk boleh giat di kawasan lain.

3. Perusahaan utilitas semacam perush.gas, listrik, air, telpon, dimana nama dan nomor jalan merup.hal penting bila timbul masalah

4. Perush.pembangun (developer), real estate yg memiliki daftar tanah, bangunan yg disusun menurut daerah

5. Penjual melalui pos, penerbit, took buku, pedagang kelas besar yg menggunakan jasa pos

6. Perush.yg mengkhususkan diri berpromosi pd kawasan tertentu., dll.

·  Pemberkasan geografis memerlukan indeks abjad terutama utk nama yg berubah krn perundang2an, sejarah, maupun perubahan abjad.

·  Keuntungan  pemberkasan geografis:

1. Langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks

2. Penentuan lokasi scra cepat bila diketahui subyek yg dibahs

3. Manajer dapat menilai keberhasilan atau kegagalan di berbagai daerah

4. Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui

·  Kerugian pemberkasan geografis:

1. Perlu kerja tambahan krn pemakai harus menyusun 2 berkas, → berkas berdasa geografis dan berkas abjad utk indeks

2. Apabila memiliki 2 alamat maka manajer harus menyusun rujukan kedua alamat

3. Salah pemberkasan dpt terjadi krn ada 2 nama kota/tmpat yg sama

4. Utk hasil lbh baik, hendaknya digabung dg metode alfabetis atau numeric

·  Pemberkasan menurut abjad subyek → pendekatan pd subyek, bukan lokasi atau nama korespondensi, dikenal dgn nama berkas data, informasi ataupun topic.

·  Masalh inti dlm pemberkasan subyek→ pemilihan kata atau frase (ungkapan) yg akan digunakan

·  Subyek yg digunakan harus ringkas, mampu mendeskripsikan materi yg diwakilinya dan tdk bersifat taksa→ tdk menimbulkan berbagai tafsiran

·  Keuntungan pemberkasan subyek→ penghematan waktu karena semua komentar tertulis menyangkut sebuah topic, situasi, proyek, masalah, yg memerlukan keputusan atasan terkelompok menjadi satu, tidak tersebar menurut nama koresponden atau pengirim surat.

·  Kerugian pemberkasan subyek: →bila metode nya kurang tepat.

1.        Daftar subyek dan subdivisi cenderung tumbuh tak terkendali

2.        Pemberkasan tidak akan efektif apabila istilah yg digunakan tidak dibatasi

3.        Memerlukan bantuan analis rekod yang berpengalaman

4.        Cenderung menggunakn nama petugas yg bertanggung jawab atas sebuah bagian krn mudah diingat,, pdhl ptugas tsb dpt sj pindah ke bagian lain

5.        Memerlukan system rujukan silang yg luas utk menyatukan berbagai subyek terkait, termasuk informasi statistic dan daftar alamat

KB 2 METODE PEMBERKASAN NON ABJAD

·  Metode pemberkasan non abjad: 1. Alfanumerik   2. Klasifikasi   3. Numeric   4. Warna    5. Kronologi

·  Alfanumerik → gabungan antara system abjad dengan sisitem numeric. Mula2 disusun menurut abjad, kemudian disusun menurut nomor di bawah urutan abjad

·  Klasifikasi →DDC kurang cocok utk pemberkaan rekod, namun demikian banyak korporasi yg menggunakan system klasifikasi decimal utk pemberkasan rekod, namun tdk hrs slu  mnggunakan 10 kelas utama. Cth: Willliam Decimal System → perush.kereta api, menggunakan 6 kelas utama, dan 2 kategori kosong

·  Tidaklah benar kalu klasifikasi tdk cocok utk manaj rekod, krn klasifikasi jg digunakan utk rekod dan arsip.hanya saja pendekatan yg digunakan bukanlah pendekatan subyek, spt yg digunakan pustakawan.

·  Pemberkasan menurut numeric artinya pemberkasan menggunakan angka. Ada 2 macam: 1. Berurut, → serial → system numeric langsung krn lgsg diatur menurut nomor urut. 2. Duplex. : terminal-digit-system dan middle-digit system

·  System pemberkasan numeric cocok untuk: a. perush.asuransi yg menyimpan rekod menurut nomor polis

b. badan kesejahteraan social yg menyimpan rekod menurut nomor kasus

c. perush bangunan yg berkaitan dgn nomor kontrak atau nomor surat perintah kerja, nomor stok, dan suku cadang

d. arsitek yg menggunakan nomor kontrak

e. bengkel automobile yg menyusun order pekerjaan berdasar nomor mobil

f. perush.real estate yg membuat daftar property menurut kode nomor

g. kantor pengacara

·  System penomoran menurut nomor urut cocok utk berkas dgn volume 1000-10.000 berkas rekod.

·  Keuntungan system penomoran urut:

1.     Cocok untuk keperluan badan korporasi

2.     Hemat waktu, tenaga dan uang

3.     Mudah digunakan

4.     Perluasan berkas mudah dilakukan dan tanpa batas

5.     Penyimpanan dan temu balik mudah digunakan

6.     Transfer rekod inaktif mudah digunakan.

7.     Semua rujukan silang muncul dlm berkas kartu dan tidak mengganggu folder atau arsip berkas

8.     Aman → dg tanda nomor, tdk akan menarik perhatian orang yg melihatnya

9.     Jarang terjadi kesalahan antara mencocokkan nomor tagihan dg no.pembayaran

10.  Daftar nama dan alamat koresponden dapat segera ditemukan dari berkas kartu abjad

11.  Menghemat waktu dan tenaga pemberian nomor label

12.  Folder yg salah jajar dpt ditemukan dg mudah krn nomor yg salah tempat ditemukan lebih cepat drpd folder yg disusun menurut abjad

·  Kerugian system penomoran urut:

a. Pembuatan nomor, penyalinan nomor, dan angka yg tdk tertulis sulit dideteksi

b. Pemberkasan numeric merup metode tidak langsung

c. Biaya lebih mahal drpd pemberkasan abjad krn perlu pembuatan folder dan panduannya

d. Pemakai terlebih dahulu harus memeriksa indeks abjad,

e. Ada 2 metode pemberkasan, yaitu numeric dan abjad. Jd ada 2kelemahan yg terjadi sekaligus

f.  Dg 2 kali pemilahan, berarti memerlukan waktu extra

g. Bila berkas semakin besar, semakin sulit mengingatnya→ peluang kesalahan pembarkasan

·  System penomoran tak berurutan (nonconsecutive numbering) adl sisitem penomoran yg tdk memiliki urutan logis atau apabila memiliki, maka nomor yg mengikuti nomor lainnya dalam blok lainnya dihilangkan. System ini terbagi menjadi 2 : terminal-digit dan middle digit

·  Terminal digit: 091941 → 09=tersier (no.folder);  19= sekunder ( no. panduan);  41= primer ( no.rak/laci)

·  Terminal digit cocok utk rumah sakit, dan instansi yg memiliki volume rekod lebih dari 10.000 dan rekod yg masuk dgn segera diteruskan ke bagian rekod

·  Keuntungan system digit terminal:

1.        Galat/error yg terjadi lebih sedikit

2.        Beberapa pemakai dapat menelusuri dan menemu kembali bersamaan krn mrk bekerja pd tempt yg berlainan dlm pemberkasan

3.        Tercipta tanggung jawab yg efektif, krn dlm berkas yg besar, seorg rekod bertugas pd seksi tertentu

4.        Besarnya berkas rekod tidak mempengaruhi system, krn dilakukan menurut digit primer&sekunder

5.        Pemilahan berkas dpt dilakukan lebih cepat, lebih mudah, dan lebih cermat

·  Kerugian system digit terminal:

a.        Memerlukan pelatihan khusus

b.        Apabila sebuah blok berkas bernomor unit diperlukan maka rekod harus diambil dari berbagai lokasi

c.        Menghentikan system digit terminal memerlukan waktu lebih panjang krn rekod tidak diberkaskan menurut kronologis

d.        Sebuah berkas yg salah tempat, sulit ditemukan krn kesamaan nomor.

·  Middle-digit (digit di tengah) →  764303→ 76=sekunder(no.panduan);  43=primer(no.rak,laci atau seksi berkas); 03=tersier(no.folder)

·  Pada system middle-digit diperlukan kesatuan blok (integritas  blok) atau block integrity→semua rekod yg berkaitan dg 1 subyek hrs diberkaskan sama2

Tugas pemberkasan	Serial/nomor urut	Digit tengah	Digit akhir
Pemilahan	lambat	cepat	cepat
Distribusi kerja	Sulit membaginya secara merata	mudah dibagi secara merata	Mudah dibagi secara merata
Persiapan panduan berkas	Harus dimutakhirkan secara ajeg	Panduan hanya dibuat sekali saja	Panduan hanya dibuat sekali saja
Transfer&pemusnahan rekod	Mudah	Mudah	Sulit
Mengambil 100 berkas bernomor	Mudah dilaksanakan	Mudah dilaksanakan	Sulit dilaksanakan
Menempatkan rekod baru dlm berkas	Semuaya ditempatkn di akhir berkas	100rekod trakhir didistribusikn merata	Semuanya didistribusikan merata

·  Penyusunan berkas menurut nomor/ numerik merup.sistem akses tidak langsung krn pemakai harus mmeriksa indeks abjad terlebih dahulu sebelum mengetahui kode nomor utk berkas/subyek yg diperlukannya.

·  Berkas numeric memerlukan : 1. Log akses→ daftar nomor unitutk surat dan subyek serta nomor yg tersedia utk subyek tsb.  2. Indeks abjad  3. Berkas abjad umum  4. Berkas bernomor

·  Kronologi →sistem penyusunan berkas yg disejajarkan menurut urutan tanggal, dari tanggal sampai dgn tahun. Susunan kronologi cocok untuk:

1.        Suspense file→pending file atau tickler files→berkas yg harus dilaksanakan pd tanggal tsb

2.        Berkas transaksi                            3. Berkas perorangan

·  Susunan kronologis tidak memerlukan indeks, rekod disususn menurut urutan kronologi terbalik, →tanggal paling muda berada di depan, sedang rekod pertama/plg tua berada di belakang

·  Keuntungan system kronologi : 1. Apabila tahun diketahui maka metode ini bermanfaat   2. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh,  3. Mudah dilaksanakan

·  Kerugian knologi : 1. Hanya bermanfaat bg badan, perush.yg kecil saja  2. Tdk berguna bila tahun/tanggal tdk diketahui  3. Surat masuk terpisah dg surat keluar

·  Pemberkasn Warna →penandaan bermanfaat dlm menunjukkan sesuatu yg khusus,, biasanya diletakkan pd label/punca (tab) yg ada pd folder

·   System klasifikasi uniform (seragam) →SKU, dalam Inggris disebut Uniform Classification System (USC) → yaitu system klasifikasi baku yg digunakan perushaan sbg upaya utk menjembatani kesenjangan komunikasi dg cara menggunakan kosakata bisnis baku dalam klasifikasi rekod. SKU dibentu sbg akibat kesulitan yg dialami perush yg letaknya tersebar, menggunakan banyak bahasa, atau karyawannya berganti-ganti bila bertukar rekod dan informasi.

KLASIFIKASI DAN TESAURUS  UNTUK TEMU BALIK

KB 1 KLASIFIKASI REKOD

·  Manajemen rekod menggunakn pendekatan fungsi dan atau organisatoris, maka definisi klasifikasi dalma manajemen rekod adl proses menggawai dan menerapkan skema berdasar aktivitas instansi atau perusahaan yg menghasilkan rekod, rekod tsb kemudian dikategorikan dlm cara yg sistematis dan konsisten

·  Beberapa literature memberikan panduan bagaiman membuat bagan klasifikasi berbasis pengetahuan. Contoh bagan klasifikasi adalh system penomoran jamak yg menggunakan ancangan penyandian hierarkis bagi aspek primer, sekunder, dan tersier sebuah subyek

·  System penomoran jamak memiliki keuntungan : 1. Berkas yg berkaitan terkelompok jadi satu.   2. Berkas nomor dpt dterjemahkan menjdi kategori subyek      3. Relokasi kelompok berkas tertentu lebih dipermudah  4. Pengindeksan kata kunci/ descriptor yg terperinci diperbolehkan→ bagan memberikan nomor subyek

·  Kelemahan penomoran jamak: 1. Ada tuntutan menyediakan ruang bagi berkas baru yg dibuka pd subyek yg sama  2. Bersifat komplek& sukar dimantapkan

·  Menyusun bagan klasifikasi , langkah pertama adl menyusun kategori dan sub kategori, kemudian memilah istilah yg digunakan utk bagan klasifikasi

·  Prinsip penyusunan bagan klaifikasi utk dokumen /berkas sebuah badan korporasi: 1. Topic konsep tunggal dikumpulkan dg topic yg sama atau berhubungan        2. Penataan dlm larik→menata menurut kategori dan sub kategori yg logis  3. Penataan kategori scr keseluruhan mulai dr yg krg penting sampai terpenting

·  Persyaratan system pemberian kode : 1. Memiliki tata susunan swabukti  2. Mudah diperluas  3. Sediakan tempat kosong dlm notasi  4. Bagan mencerminkan hubungan hierarkis diantara masing2 istilah.

·  Notasi → menyediakan mekanisme sintesis dikenal sbg indicator faset.dpt berupa: penggunaan (/), (.),(:), atau symbol lain,2. Huruf besar/kecil/ bilangan

·  Langkah dalam pembuatan klasifikasi rekod sebuah instansi/perush: 1. Mengumpulkan sumber informasi→hsil wawancara

3. Pemahaman keseluruhan menyangkut misi, dan sasaran/objectives instansi/perush. 4. Membuat& mendaftar fungsi utama instansi,, dll

·  Perbedaan antara klasifikasi instansi atau perusahaan (klasifikasi bisnis) dgn klasifikasi berbasis pengetahuan(dibuat berdasarkan keberadaan ilmu pengetahuan):

1. Tujuan : - klas bisnis slain utk membuat bagan utk menyususn dan menemu balik rekod juga untk menyediakan dasar utk mengembangkan komponen lain

                           -klas.pengetahuan→menentukan golongan dokumen yg diterima oleh perpustakaan.

2. proses :-bagan klas instansi dimulai dgn fungsi utama dan aktivitas instansi /perush.secara luas, pada bagan klas pengetahuan menggunakan prinsip literary warrant (isi dokumen / masalah subyek yg ada) dan user warrant (kebutuhan kelompok pemakai utama) yg menjadi criteria dlm proses kategorisasi.

3. klasifikasi instansi terbatas pada aktivitas yg memiliki implikasi pertanggunagn jawab dan hanya pada dokumen berkaitan dg pertanggungan jawab tbt.

4. nama unit/struktur instansi atau perush.dan istilah yg mewakili isi subyek dapat dimasukkan ke klasifikasi instansi atau perush.atau ditambahkan sbg lapis tambahan. Istilas subyek juga seringkali sama dengan istilah fungsional.

5. bagi manajer rekod perlu mamahami klasifikasi yg menggunakan pendekatan fungsional dan pengetahuan. Pendekatan fungsional→pendekatan berdasar fungsi yg ada di sebuah instansi/perush

·  Dalam  instansi/perush  rekod lazim dibagi lagi menjadi seri dan subseri, kemudian dibagi lagi menjadi berkas(files), dibagi lagi menjadi unit temu balik yg terpisah2 terdiri atas dokumen

·  Seri atau seri rekod adalh sekelompok yg identik atau berkaitan, biasanya digunakan dan diberkaskan sebagai sebuah unit utk keperluan penjadwalan rekod.

·  Berkas(file)s) adl kelompok dokumen yg berhubungan, biasanya berada dalam sebuah map berkas( file cover) atau folder.

·  Tujuan registrasi ( pencatatan) → menyediakan bukti bahwa sebuah rekod telah diterima atau dibuat dalam sebuah system tata rekod.

·  Pengindeksan adl proses menentukan dan menerapkan istilah atau kode ke rekod sehingga dapat ditemu balik.

·  Metadata adl deskripsi atau profil sebuah dokumen atau objek informasi lainnya yg berisis data tentang konteks, bentuk dan isinya.

·  Langkah/proses pengindeksan istilah thd dokumen dan berkas:

1.        Memeriksa dokumen

2.        Mengenali konsep temu balik yg bermanfaat

3.        Menerjemahkan konsep ke kosakata pengindeksan

KB 2 TESAURUS

·  Thesaurus →bahasa yunani→ gudang atau tempat menyimpan harta benda atau kekayaan.

·  Batasan definisi thesaurus dlm buku UNISIST terbitan Unesco:

1. Ditinjau dr segi fungsinya, thesaurus=sarana pengawasan istilah yg digunakan utk penerjemahan dari bhsa alamiah dokumen pengindeks & bhs lbh terkendali

2. Ditinjau dr segi strukturnya, =kosakata yg terkendali& dinamis yg terdiri atas istilah yg memiliki hubungan semantic&generic dlm satu bidang subyek spesifik

·  Jennifer Rowley dlm buku Organizing knowledge (ed.2) →tesaurus=kumpulan kata atau frase yg menunjukkan hubungan sinonim, hub hierarki dan hubungan lain, yg berfungsi sbg kosakata standar utk system simpan dan temu kenbali informasi.

·  →tesaurus =sebuah daftar abjad dari istilah yg digunakan dan tidak digunakan, dengan penunjuk silang utk menghubungkan istilah yg digunakan &tdk, dan menghubungkan istilah2 yg digunakan

·  Thesaurus berbeda dg daftar tajuk subyek→tesaurus menunjukkan hubungan sebuah istilah dg istilah lain yg lebih jelas, artinya sebuah istilah dihubungkan dgn kelompok istilah yg lebih besar.

·  Pada daftar tajuk subyek hubungan antara sebuah istilah dgn kelompok lebih luas tidak ada (dlm thesaurus menggunakan IL), sedangkan hub setara atau lebih sempit menggunakan tanda XX atau lihat juga( di thesaurus bisa IB,ataupun IS,). Tanda X utk keteranagn lihat( di thesaurus menggunakan G gunakan)

·  Istilah yg digunakan:                     1. RL→Ruang Lingkup atau  SN→ Scope notes

                                                                        2.GU→gunakan untuk atau UF→use for

                                                                        3.IL→istilah luas atau  BT→broader term

                                                                        4.IS→istilah sempit atau NT→narrower term

                                                                        5.IB→istilah berhubungan atau RT→related term

                                                                        6.G→gunakan atau U→use

·  Komponen thesaurus : 1. Istilah indeks atau descriptor →istilah yg dpt digunakan utk menyatakan sebuah konsep dlm system simpan dan temu kembali informs

                                2.Istilah yg bukan descriptor yg berfungsi sbg pemandu kpd descriptor →istilah yg tidak dipakai

·  Faset → seluruh kelompok divisi yg dihasilkan apabila sebuah subyek dibagi2 menurut karakteristik tunggal

·  Notasi →sistem penyandian (coding) utk menentukan lokasi masing2 dokumwen atau berkas serupa sebuah”alamat”

·  Menyususn tesaurus→langkah2 ancangan faset analisis dlm pembentukan thesaurus:

1. Memahami kebutuhan pemakai dan lembaga

2. Menentukan ruang lingkup thesaurus

3. Mengumpulkan istilah

4. Mengelompokkan istilah ke dalam kategori luas, subkategori, dan subkategori

5. Menghasilkan thesaurus

MANAJEMEN REKOD KERTAS DAN ELEKTRONIK

KB 1 MANAJEMEN REKOD KERTAS

·  Secara umum komponen rekod yg disimpan dan atau dimusnahkan tampak sbb: 1. 10% rekod dipertahankan krn memiliki nilai jangka panjang

2. 25% rekod sebuah instansi atau perush disimpan pd berka arsip aktif             3. 30% rekod disimpan pada berkas arsip inaktif

4. 35% rekod tidak berguna &dpt dimusnahkan

·  Contoh seri rekod yg lazim diberkaskan, disimpan, dan ditemu balikyg menggunakan metode berlainan:

1. Berkas korespondensi umum

2. Rekod transaksi berkala( formulir, korespondensi yg berkaitan, dsb)

3. Rekod proyek (dokumentasi proyek, spt laporan penelitian, hasil survey, nota berkas, korespondensi)

·  System penyimpanan rekod ada 3: 1. Penyimpana terpusat(setralisasi) 2. Tersebar(desentralisasi)  3. Kombinasi 2 sistem.

·  Sentralisasi → keuntungan:

1. Mencegah duplikasi

2. Layanan yg lebih baik

3. Adanya keseragaman

4. Menghemat waktu

5. Hemat ruang, peralatan, dan ATK

6. Jasa kpd bagian lain

7. Pengamanan lebih terpadu

8. Keseragaman dlm pendidikan&pelatihan bgi manajer rekod

9. Pelayanan rekod aktif di bawah 1 atap

·  Kerugian system sentralisasi:

1. Kesulitan fisik

2. Kebocoran informasi

3. Berbagai bagian mkin punya kebutuhan yg brlainan

4. Ketakutan akn hilangnya rekod

5. Pemakai tdk langsung memperoleh rekod bilamana diperlukan

·  System desentralisasi→penyimpanan oleh masing2 unit. Keuntungan:

1. Dekat dengan pemakai

2. Sangat cocok bila informasi rahasia

3. Memungkinkn penyimpanan rekod yg relevan→hemat waktu pengangkutan berkas

4. Tdk ada waktu terbuang spt d sentralisasi

·  Kerugian system desentralisasi:

1. Pengawasan oleh manajer sulit dilakukan

2. Terjadi duplikasi ruanagan, perlengkapan dan ATK

3. Sulit utk melatih tenaga pemberkas→sulitnya spesialisasi

4. Kesulitan pemberkasn dokumen yg relevan yg berkaitan dg 2 bag/lebih

5. Tidak ada keseragaman pemberkasan&peralatan

6. Rekod aktif yg saling berkaitan tersebar di barbagai tempat

7. Pengaman rekod tdk cukup dan lemah

·  System kombinasi →tanggung jawab pada pundak manajer rekod atau petugas yg scra operasional bertanggung jawab pd rekod istansi/perus. Keuntungan:

1. System penyimpanan dan temu balik yg seragam

2. Menekan kesalahan pemberkasan serta rekod yg hilang

3. Menekan duplikasi rekod

4. Memungkinkan pengadaan terpusat dg imbas efisiensi biaya

5. Memudahkan control gerakan rekod sesuai jadwal retensi&pemusnahan

6. Adanya keyakinan manajemen di kalangan pengelola rekod

·  Kerugian system kombinasi:

1.        Rekod yg bertautan tdk pd tempat yg sama→menyusahkan

2.        Kurang luwes→keseraganman belum/tidak ada

3.        Masalah yg dibawa sentrl/desentral dibawa di sisitem ini

·  System kombinasi lazimnya dipakai oleh perush yg memiliki dan mengoperasikan perush lain maupun anak perusahaan

·  Untuk menata berkas pada filling cabinet, beberapa komponen harus digunakan antara lain:

1. Panduan(guides) →bisa dari kardus yg keras atau kertas karton utk memisahkan laci berkas atau rak menjadi bagian2 :panduan primer dan panduan khusus

2. Folder berkas→container yg digunakan utk menyimpan korespondensi atau dokumen dalam berkas.

·  Prosedur penyimpanan hastawi(manual):

1. Mengedarkan rekod

2. Persiapan penyimpanan rekod

3. Pengindeksan dan penyandian(coding) →menentukan bagaimana segmen pemberkasan sebuah rekod akan dijajarkan

4. Rujukan silang

5. Pemilahan (sorting)

6. Pemberkasan

·  Pemeliharaan berkas akan tetap efisien:

1. Lemari/laci→sediakan sekitar 10cm ruang lowong utk memudahkan penyimpanan, pengambilan dan penemuan berkas.

2. Panduan → disiapkan bagi setiap 6-8 folder pada laci /lemari rekod yg sangat aktif

3. Folder →harus diberi tanda utk mempercepat waktu temu balik

KB 2 MANAJEMEN REKOD ELEKTRONIK

·  Teknologi informasi= teknoutk mngolah, mnyimpan, temu balk, mnybarkan  mndayagunakn informsi numeric,tekstual,audio,&citra dg bantuan mikroelektronik

·  Main frames→komputer besar, perlu pendingin khusus, tulang punggung pengolah data perus besar

·  Super computer→lebih besar, hny dimiliki bbrp perush yg sngt besar&lembga penelitian

·  Minicomputer→ sama dengan komp sebelu2nya, tp dengan ukuran lebih kecil

·  mikrokomputer→Personal computer → bisa dijinjing kemana2→skrg lbh kecil→laptop &notebook

·  server →jenis PC yg memiliki kapasitas simpan besar digunakan utk mengontrol jaringan sejumlah PC. Jenis PC lain disebut worstations

·  Penggunaan computer utk tugas manajemen rekod dibagi menjadi 4 kategori:

1.        Tugas administrasi umum: a. program olah kata utk surat menyurat

                                                        b. program terbitan di atas meja (desktop publishing)

                                                        c. program grafis→membuat tanda, caption

                                                        d. program spreadsheet→anggaran belanja&statisti

2. kebutuhan manajemen dokumen elektrik(dokumen yg disusun , disimpan, disebarkan,&ditemu kembali scr elektronik) →diperlukan krn:

                        Volume dokumen elektronik smakin bertambah.  2. Lingkungan TI tmpat karyawan bekerja sngt tersebar dan berpusat pd pemakai

·  System pencitraan digital→disimpan dlm bentuk biner cm mengenal 2 bilangan saja, 0 dan 1 keuntungn:

1. Memperbaiki arus informasi di instansi/perush stlh dokumen dipindai/scanned ke computer dan disimpan d computer

2. Dapat ditemu balik lebih cepat daripada dokumen dlm sebuah berkas kertas

3. Dapat dikonversi scr digital menjadi format teks dgn perangkat lunak optical character recognition(OCR), kemudian dimanipulasi baru ditelusur

4. Dapat mengelola semua dokumen, baik dlm bentuk elektronik maupun kertas, sbg sumber daya informasi terpadu total

·  Pencitraan digital adl kmampuan scr elektronik mnerima, mnyimpan, mnemu balik, membagi,&mengolah informasi dr blm digital ke bentuk digital

·  Penangkapan dokumen→pemindai/pamayar(scanner) →utk memasukkan informasi ke computer tnpa perlu mengetik ulang.

·  Klasifikasi piringan optic: ada 3 jenis: a. WORM(write once read many)   b. terhapuskan(erasable)     c. Compact Disk(CD): CD-Rs(CDRecordable),CDRW

·  Internet →internetworking of nerworks→ kumpulan jaringan regional yg saling berhubungan, menggabungkan jutaan komp semang(host comp) d brbagai negar

·  www →world wide web→sistem yg plg banyak digunakan &plg bersahabat

·  kegunaan internet: e-mail, discussion list, bulletin boards, dan newsgroups, menelusur informasi, mengambil&mmindahkan informsi/donload, transaksi dagang.

·  intranet→ jaringan komunikasi intern berlandaskan standar internet, menggunakan protocol teknik/ TCP, technical Protocol/IP

PENGAMANAN REKOD, PENCEGAHAN BENCANA, DAN REKOD VITAL

KB 1 PENGAMANAN REKOD DAN PENCEGAHAN BENCANA

·  Menurut undang2, rekod keuangan disimpan di instansi pemerintahan harus disimpan selama 30 tahun, dan pd perush swasta berdasar UU dokumen Perusahaan no.8 tahun 1997, rekod keuangan cukup disimpan 10 tahun.

·  Privasi adlah data tentang sesorang yg boleh dan tidak boleh disebarluaskan tanpa sepengatahuan orang yg bersangkutan.

·  Program management keamanan mencakup : 1. Penentuan sasran 2. Batasan tanggung jawab 3. Penilaian resiko 4. Penyusunan kebijakan dan prosedur 5. Prosedur meng audit, memantau dan menilai system

·  Kawasan dan fasilitas akses: 1. Jenis control akses 2. Kunci 3. Entri elektrik, elektronik &mekanis 4. Kartu plastic 5. Atribut biometrika&fisik 6. Stm kombinasi

·  Jenis control akses: minim kunci, cara masukan secara elektrik, elektronik dan mekanis( waktu kombinasi, alarm galat,penalty waktu, penundaan pintu brp lama pintu terbuka, indikasi jarak jauh dg sinyal) ; kartu plastic bersandi, atribut biometrika dan fisik(sandi masuk dgn cirri fisik) serta kombinasi berbagai system.

·  Pengendalian akses keberkas elektronik mencakup :

1. Pengamanan media tak tergerakkan /non removable →hardisk→ dg cra mengontrol akses ke peralatan tsb.menggunakan kode numeric, kata sandi,/kombinasi

2. Pengamanan media tergerakkan/ removable→disket,cakram optik→mengunci disket,dll

·  Bencana →menurut Liga Palang Merah Internas.→situasi yg menyebabkan pola hidup sehari2 tiba2 terganggu&masy terbenam dlm ketidkberdayaan&mnderita

·  Metode pencegahan bencana:

1. Rekod kertas→tdk dimasukkan dlm rencana pencegahan bencana krn informasinya sdh disimpan pd disket, cakram/disk, dan cakram makas/hardisks

Kebakaran →kertas disimpan pd lemari besi, lemari, ruangan, dan kardus tahan penyimpanan 175°C.Kelembaban sekitar 50% sedang suhu antara 18-24°C

2. Rekod bentuk mikro → kebakaran →max 70°C dan batas kelembabab 85%. Jamur%lumut→kelembaban 40% dpt menahan laju jamur lumut.

3. Rekod media magnetis→ kebakaran→tdk tahan lebih dari 65°C dan kelembaban 85°C, hendaknya disimpan suhu 10°C-52°C, kelembaban 8-80%

4. Guna mengurangi resiko kebakaran, cara2 yg dsarankan: a. menggunakan alat yg digerakkan hasrawi/manual. b.mgunakn forklift daya gas bukannya listrik, c.melarang menggunakn alat pemanas. D.melarang penyimpanana bhn kimia e. laranngan merokok f.membatasi ruanagan simpan min 30cm dr sumber cahaya

·  Metode penyelamatan: 1. Vacuum freeze drying→proses penyelamatan materi, materi kusus kertasa dibekukan, kemudian dikeringkan dlm ruang panas.

2.     Vacuum drying→ materi rekod yg basah ditempatkan dlm ruangan yg menarik embun dg cara penghampaan.

3.     Pembekuan (freezing) → kertas yg basah dimasukkan dlm ruang brsuhu titik beku, dibiarkan membeku bbrp lama, kemudian bru ditentukn langkah slnjtny

4.     Pengeringan bantuan udara→ 10°C-12°C dan kelembaban relative 25-35%

KB2 REKOD VITAL

·  Rekod vital→ rekod yg penting →rekod kelas 1→ dpt berupa rekod aktif maupun inaktif. Cth rek inaktif→anggaran dasar instansi/perush

·  Program perlindungan rekod vital→ a.l mengidentifikasi apa saj yg dicakup ol rekod vital, prosedur penyimpann d tmpt yg aman

·  Program rekod vital adl metode pemilihan, perlindungan scr sistematis serta menyediaknnya dlm wktu darurat beruba (a)rekod yg dianggap mutlak utk kepentingan instansi/perush termasuk tnggung jwb dlm keadaan darurat. (b). rekod yg diperlukan utk melindungi hak ssorg serta pemerintah,serta  (c) rekod yg mutlak perlu utk pmbangunan kembali instsi/perush.

·  Biasanya rekod vital berjumlah 3-5% dari rekod yg disimpan instansi/perush

·  Klasifikasi rekod vital : a. rekod kls 1,masuk kls vital→ tdk dpt diganti krn bukti kepemilikan. Cth tagihan, inventaris, kontrak, materi kreatif, dok.penelitian

Contoh: account receivable, hak cipta, paten, saham, surat piutang, daftar pajak, kontrak,notulen pertemuan puncak pimpinn, sewa kontrak

2. rekod kls 2→masuk kls penting→ utk kelangsungan hidup instansi/perush. dapat diganti tp dg biaya&waktu. Cth rekaman gaji, kuitansi di brankas

   Contoh: account payable, inventaris, catatan nasabah, catatan produksi, pemesanan, daftar gaji

3. kelas 3→ masuk kls bermanfaat→dibutuhkan dm kelangsungan operasi instansi/perush. wlupun tergantikan namun kehilangannya dpt mandeg sementara

   Contoh: rekening bank, surat lamaran, korespondensi umum

4. kelas 4 dianggap tdk penting→cth permintaan yg dijawab, iklan dan pengumuman

·  Metode perlindungan rekod vital→

1. Duplikasi/ penggandaan→pembuatan turunan dokumen asli. Yg perlu diperhatikan: bentuk duplikat, ada duplikatnya apa tidat, waktu pembuatan duplikat, pembuatan duplikat di mana, brp kalikah pemutakhiran(updating) dilakukan?

2. Pemencaran →kopi dokumen asli disebarkan kpd pihak dalam ataupun luar

·  Transfer rekod vital dan prosedur penyimpanan

·  Prosedur pindah simpan→senarai induk rekod vital, transfer rekod vital, prosedur penanganan rekod, serta pendidikan keselamatan

PERABOT DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN, PRESERVASI

KB 1 PERABOT DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN

·  Factor yg dipertimbangkn utk memlih perlengkapan:

1. Persyaratan penyimpanan dan temu balik

2. Keperluan ruangan

3. Pertimbangan keamanan

4. Biaya peralatan

5. Ongkos operasional

6. Jml pemakai

7. Karakter fisik rekod yg akn disimpan

·  Alat tulis kantor (supply) → dlm membeli, hrs mempertimbangkan factor: 1. Kesetaraan/compability 2. Efisiansi 3. Kualitas 4. Ekonomi

·  Penutup berkas ( file cover) → map, yg hrs dipertimbangkan :a. berat&kekuatan b. jenis clip c. biaya komponen d. ruang

·  Penyandian warna→ digunakan utk: a. mewakili istilah, kelompok kata atau bilangan b. utk menguatkan pengenalan

·  Perlengkapn penyimpanan hastawi: 1. Spindle file 2. Vertical filing cabinet 3. Shelf files 4. Lateral files 5. Unit box lateral files 6 card files 7. Micro record files

·  System perlengkapan balik mekanis: 1. Mobile aisle system→ lemari, rak yg terdiri bbrp tingkat atau laci yg bergerak dir el(hastawi, mekanik,elektris)

3. Rotary files/berkas putar→unit simpan, pd tempt itu arsip dinamis digantungkan pd pusat yg diputar2 utk keperluan akses

4. Power elevator lateral equipment→ mirip berkas putar tp digerakkan dg tenaga listrik

5. Power carousel files→berkas disusun dlm format sirkuler

6. System konveyor( conveyor system) → memungkinkan pemakai memperoleh folder yg diinginkan dg menekan tombol sesuai dg nomor folder

·  System pelacakan rekod dan berkas→ 1. System hastawi: dg buku agenda, menggunakan kartu, marka apabila berkas dipakai ol pengguna

2.terotomasi → bar-coding→ pemberian tanda berupa garis atau balok scra vertical pd berkas atau rekod

KB 2 PRESERVASI

·  Preservasi → istilah resmi yg digunakan ICA( International Council on Archives), yaitu mencegah kerusakan pd materi kearsipan ; pertimbangan manajerial dan keuangan spt penyimpanan dan ruangan, tingkat dan kebijakan staf

·  Definisi preservasi terbagi 3 bagian:

1. Preservasi kearsipan adl akuisisi, pengaturan, dan distribusi sumber daya(manusia, fisik, moneter) guna menjamin perlindungan yg ckup dr informasi cultural&historis yg bernilai abadi dan akses thd nya bgi generasi skrg maupun mendatang

2. Mencakup perencanaan dan implementasi kebijakn, prosedur dan proses scr bersama2 mencegah kerusakan lbh lanjut atau memperbarui kegunaan materi

3. Untuk mencapai tingkat plg efektif, memasyarakatkan perencanaan mendahului implementasi dan kegiatan pencegahan memiliki prioritas lbh tinggi

·  Reparasi →memprbaiki jilidan yg rusak trmasuk memperbaiki kulit dan memperkuat bagian sambungan , trmasuk mengganti bagian yg rusak

·  Tanggapan thd preservasi dpt dibagi 2 kelompok:

1. Tanggapan reaktif  yg mencakup preservasi

2. Tanggapan proaktif yg berkepentingan dg upaya mencegah kerusakan dan membatasi kerusakan.

·  Migrasi →perpindahan arsip dari sebuah Negara yg telah mengumpulkan ke Negara atau tempat lain , ada juga arsip buronan

·  Deasidifikasi artinya upaya mengurangi keasaman yg diukur pd skala pH. pH 7.0 menunjukkan titik netral

·  Laminasi adl metode pelestarian materi arsip dg cara menutup panas, telah digunakan sejak thn 1930an dg menggabungkan kertas antara 2 lembar asetat selulosa. Laminasi tdk layak krn: panas dan tekanan dpt merusak kertas, kertas yg dlaminasi tetap rusak, sulit dilakukan, tdk semua org bisa laminasi

·  Pengapsulan (encapsulation) adl proses menyimpan dokumen di antara lembaran polyester dan menutup rapat bagian tepi dg menggunakan tape

·  Mikrobentuk ( microforms) artinya mengubah bentuk dokumen asli ke bentuk lebih kecil dlm media film

·  Ruangan penyimpanan : 1. Gedung → hrs tahan kebakaran 3 jam artinya konstruksi gedung hrs mampu menahan kbakaran selama 3 jam baru gedung roboh

2. kontrol suhu dan kelembaban→ 18-21°C, kelembaban 45%- 50%, padahal angka kelembaban di Indonesia sgt tinggi yaitu 80-90%

3.cahaya yg merup ancaman  radiasi sinar ultralembayung, sinar flouroscent, sinar incandescent

4. semua kertas dan tempat hrs bebas asam dan memiliki cadangan alkali pd skala pH 8,5

MANAJEMEN REKOD INAKTIF, PENAKSIRAN, RETENSI, DAN PEMUSNAHAN REKOD

KB 1 MANAJEMEN REKOD INAKTIF

·  Rekod inaktif lazimnya tdk disimpan di unit masing2, melainkan disimpan di pusat rekod, dg tidak lagi menggunakan pendekatan pemberkasan menurut berbagai system( abjad, klasifikasi, numeric, dsb) melainkan menurut seri artinya beberkaskan berdasar kegiatan unit masing2.

·  Secara umum 40%rekod sebuah instansi merup rekod inaktif, dg rincian 30% rekod inaktif, dan 10% rekod jangka panjang

·  Rekod inaktif adl rekod yg jarang digunakan namun hrs tetap dipertahankan utk keperluan rujukan atau memenuhi syarat retensi sesuai ketentuan undang2

·  Dalam menentukan cara yg paling cocok utk menyimpan rekod inaktif dari segi manajemen rekod dan pemakai perlu pertimbangan hal2 berikut:

1. Pengembangan jadwal pemusnahan

2. Keputusan menyangkut media penyimpan

3. Keputusan menyangkut fasilitas penyimpanan

·  Migrasi = perubahan bentuk rekod, missal dari kertas diubah jadi bentuk elaktronik

·  Dalam memilih tempat penyimpanan rekod inaktif terdapat 3 pilihan:

1. Menggunakan ruang yg ada yg tdk cocok utk keperluan kantor, namun memenuhi syarat fisik&lingkungan utk menyimpan rekod inaktif

2. Mendirikan gedung utk menyimpan rekod, biar lokasi jauh, namun hemat krn harga tanah atau sewanya lbh rendah

3. Menggunakan jasa commercial record centre atau pusat rekod komersial yg sepenuhnya dikelola oleh swasta

·  Sebuah instansi atau perush akan menggunakan jasa commercial records centre apabila:

1. Memiliki sedikit rekod inaktif

2. Perlu menyimpan rekod dlm jarak lebih dr 50 km, khususny utk rekod vital, alas an penanggulangn bencana atau alas an lain

3. Tdk memiliki ruang atau tempat penyimpanan rekod inaktif yg ekonomis

4. Kapasitas milik instansi/perush telah melewati kapasitas penyimpanan

5. Instansi/perush mmg tdk bermaksud mengoperasikan pusat rekodnya

·  Tujuan pembentukan pusat rekod (inaktif) sbb:

1. Mengurangi volume total rekod yg disimpan di kantor dan tempat penyimpanan

2. Mengendalikan arus rekod dinamis dari kantor ke tempat penyimpanan yg hemat biaya

3. Membebaskan ruang dari penyimpanan rekod inaktif

4. Menyususn system temu balik yg efisien

5. Menyususn program microfilm bila it menghemat biaya simpan

6. Menyelenggarakan pengamanan total atas rekod inaktif

·  5 metode yg digunakn utk menghitung biaya penggunaan pusat rekod komersial, semuanya berdasar biaya per meter persegi yg digunakan

1. Metode pertama, memasukkan ongkos temu balik rekod sudah termasuk dlm biaya penyimpanan.

2. Metode kedua, di samping sewa penyimpanan ditambahkna biaya temu balik yg dihitung atas dasar per jam

3. Ketiga, mencakup sewa gedung ditambah biaya tetap atas berbagai jenis jasa

4. Keempat, menggunakan kontrak jasa

5. Kelima, menggunakan gabungan berbagai metode di atas, trmasuk jaminan minimum jml temu balik +setiap kali penelusuran di atas jumlah yg ditentukan

·  Penyimpanan Ing-griya (in house) artinya penyimpanan rekod di fasilitas yg dioperasikan oleh sebuah instansi/perush.dgn tidak memandang apakah lokasi penyimpanan berada di lngkungan gedung sendiri atau di premis gedung yg terpisah

·  Untuk menghitung biaya operasi fasilitas penyimpanan rekod ing-griya maka manajer rekod harus mengetahui isu yg dihadapinya: a.l: a. tuntutan akses  b.volume rekod yg akn disimpan c. tingkat jasa yg diberikan  d. jenis rekod inaktif yg akn disimpan

·  Criteria yg diterapkan pd jasa penyimpanan swsta menyangkut sbb:

a. Pengamanan thd rekod, khususnya perlindungan akses thd pihak yg tdk berwenang

b. Perlindungan thd gangguan lingkungan

c. Rencana pengembangan

d. Jasa temu balik

e. Jasa pemusnahan

f.  Media yg disimpan

g. Mutu hubungan dg nasabah dan reputasi perush

h. Jasa lain

i.  Kontrak dan pembayaran sewa

·  Fasilitas penyimpanan ing-griya : rak dan lemari, mobile shelving, tangga, container, susunan rak, media

·  Transfer rekod dinamis, artinya pemindahan rekod aktif ke pusat rekod inaktif atau ke tempat lain.

·  Cara pemusnahan rekod inaktif: rekod kertas didaur ulang, dgn dicacah, kemudian dibuat bubur (pulp). Rekod nonkertas, dg dibakar, smakin ditentang pihak pecinta lingkungan, maka microfilm harus dicacah atau granulasi artinya dicacah menjadi potongan kecil2

KB 2 PENAKSIRAN (APPRAISAL), RETENSI, DAN PEMUSNAHAN REKOD

·  Program retensi rekod adl program yg memuat jadwal dan prosedur penyimpanan rekod sebuah badan, organiasasi atau perorangan, memindahkannya ke penyimpanan rekod inaktif berdasarkan nilainya.

·  Taksiran atau appraisal adl fungsi arsip utk menentukan pemusnahan rekod inaktif berdasar nilainya

·  Retensi memiliki 2 tujuan utama: yaitu:

1. Memenuhi keperluan instansi/perush: mengurangi biaya, efisiensi dan konsistensi temu balik

2. Tuntutan/persyaratan perundang2an →Kitab Undang2 Hukum Dagang, UU Dokumen Perusahaan No.8 th 1997

·  Taksiran rekod inaktif adl pemeriksaan atas data yg terkumpul melalui inventaris rekod inaktif guna menentukan nilai masing2 seri rekod inaktif bagi instansi

·  Proses taksiran bertujuan memperoleh retensi dan pemusnahan rekod inaktif

·  Langkah menyusun jadwal retensi rekod inaktif:

1. Menentukan nilai seri→ : nilai administratif→ nilai yg dimiliki rekod thd instansi/perush yg menciptakan rekod inaktif dlm melakukan kegiatan

                                       Nilai fiskal→ nilai yg terkandung dlm rekod menyangkut dokumentasi pengguanaan anggaran pemerintah yg diperlukan utk audit

                                       Nilai hukum→ menyangkut kepemilikan, persetujuan, dan transaksi

                                       Nilai historis→ disimpan utk keperluan sejarah

2. Menyusun periode retensi

3. Menentukan persyaratan, dan periode retensi

·  Factor yg perlu dipertimbangkan dlm menyusun jadwal retensi rekod: 1. Ketentuan perundang2an→ pasal 6 KUHD

2.ketentuan pemerintah       3. Pembatasan undang2

·  Implementasi program retensi→ penyusunan jadwal, penyebaran jadwal retensi, tinjau ulang dan revisi jadwal, serta penyusunan pedoman kebijakan retensi

·  Di AS trdapat Undang2 bernama Uniform Photographic Copies of Bussines and Public Records as Evidence Act ( UPA)yg menyatakan bahwa reproduksi kopi statis memiliki kekuatan hokum yg setara dgn kopi aslinya.

·  Pemusnahan : a. rekod inaktif dimusnahkan scra sistematis sesuai dg program retensi

b. program retensi rekod inaktif hrs pny tanggung jawab

c. hrs ada prosedur yg memungkinkan penghentian pemusnahan rekod inaktif yg ada kaitannya dg ligitasi dan penyidikan pemerintah

d. pendokumentasian pemusnahan rekod inaktif harus disimpan

·  Metode pemusnahan: a. pencacahan b. pembakaran  c. penusnahan kimiawi  d. pembuburan

ADMINISTRASI ARSIP DAN AKUISISISI

KB 1 ADMINISTRASI ARSIP

·  Siklus hidup rekod → penerimaan&/ pembuatan rekod → penyebaran→penggunaan → penyimpanan sampai pemusnahan&/ penyimpanan permanen

·  Penaksiran rekod yg akan dipilih sbg arsip ditentukan dipilih sbg arsip ditentukan pula oleh nilai informasi yg terkandung dlm rekod

·  Nilai rekod ini terbagi 2 yaitu nilai rujukan dan nilai penelitian. Perbedaan kedua nilai terletak pada pemakai dan maksud penyimpanan, buknny rekod dan isinya

·  Penyimpanan arsip :

1. Prinsip provenans→rekod unit kerja tertentu dlm sebuah instansi/perush dipertahankan sbg kelompok tersendiri, tdk diberkaskan menjadi satu rekod sejenis dr unit lain. Missal rekod bagian produksi tdk dijadikan satu dgn rekod bagian pemasaran, walupun produknya sama

2. Original order→ mempertahankan rekod dlm sususnan yg sama dg sususnan waktu rekod  tsb disususn pd instansi/perush yg membuat atau menerima rekod

·  Tujuan dr kedua prinsip tsb adl: 1. Melestarikan nilai pembuktian/informasi rekod 2. Mengupayakan agar rekod dpt diakses

·  Secara historis, terdapat 3 pendekatan pd administrasi arsip, yaitu:

1. Pendekatan intern tidak berstruktur→ memilah rekod inaktif yg bernilai dan hrs dilestarikan serta rekod inaktif yg tdk memiliki nilai berkesinambungan

2. Pendekatan intern berstruktur → pemilahan& pemusnahan rekod inaktif dilakukan sesuai system formal yg dikembangkn oleh instansi/perush bersangkutan

3. Pendekatan ekstern→ memisahkan rekod pd 2 tempat, rekod aktif disimpan pd ins/perush yg memilikinya, sedang rekod inaktif disimpan diluar ins/perush

·  Fungsi arsip :

1. Sbg memori perush./perorangan  

2. Utk pembuktian/ligitasi   

3. Sesuai dg ketentuan undang2   

4. Sbg sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah  

5. Utk keselamatan manusia  

6. Utk kepentingan masarakat→rekam medis, kesehatan, cuaca  

7. Utk kepentingan pendidikan dan hiburan→inspirator  

8. Memelihara aktifitas hubungan masyarakat 

9. Utk kepentinagn politik dan keamanan 

10. Utk menelusur silsilah

11. mempersiapkan sejarah peringatan lembaga /perorangan

12. memberikan sumbangan dlm pembinaan kepribadian nasional serta bermanfaat dlm melindungi warga,hak pribadi maupun hak lainnya

KB 2 AKUISISI

·  Akuisisi →kata inggris acquisition artinya proses penambahan koleksi arsip dg cara menerima materi kearsipan sbg sumbangan,transfer, pembalian&/ pinjaman

·  Garis haluan akuisisi menjelaskn sifat arsip, arsip yg akn diperoleh, batas akuisisi, dan jenis materi kearsipan yg menjadi perhatian utama

·  Garis haluan akuisisi harus mencegah keputusan yg tdk taat asas/konsisiten, berupaya mengurangi pengambilan keputusan yg bersifat subyektif.

·  Di Indonesia, kegiatan kearsipan dilakukan olh: Arsip Nasional beserta Arsip Nasional Wilayah, Departemen, lembaga non dep., lembaga tinggi neg.&lembaga tertinggi neg., perush.swasta maupun BUMN, pemda melalui Kantor Arsip Daerah, lembaga swata, peorangan.

·  Isi/ unsure garis haluan akuisisi :

1. Pernyataan umum ttg tujuan &aktivitas lembaga

2. Pernyataan ttg kewenangan

3. Definisis istilah

4. Penjelasan bgmn materi diperoleh

5. Deskripsi focus akuisisi

6. Pernyataan ttg prioritas akuisisi masa mendatang

7. Deskripsi syarat materi kearsipan

8. Deskripsi ttg tinjauan dan penerimaan atu penolakan

9. Informasi mengenai org yg perlu dihubungi menyangkut materi

·  Dalam pengambilan keputusan akuisisi ada pertimbangan umum yg mempengaruhinya a.l: 1. Masalah sumber daya umum, 2. Pertimbangan format fisik  3. Masalah yg berkaitan dg penggunaan  4. Masalah pengawasan.

·  Factor yang dipertimbangkan dlm menyususn garis haluan akuisisi ialah :

1. Ketersediaan sumber daya di lembaga

2. Ketersediaan informasi

3. Ketersediaan materi yg berkaitan

4. Pengetahuan arsiparis ttg akuisisi

5. Perlu analisis arsip yg kini dimiliki

·  Strategi akuisisi adl koordinasi aktivitas berbagai program dg tujuan menghasilkan sejumlah akuisisi

·  Astrays dlm kearsipan artinya arsip yg lenyap dlm sebuah depo, lalu tiba2 muncul di tempat lain→ tersesat

PENERIMAAN, PENATAAN, DAN DESKRIPSI ARSIP

KB 1 PRINSIP DASAR KEARSIPAN

·  Dalam pengolahan rekod menjadi arsip, depo arsip mengenal 4 prinsip: prinsip provenans, original order, deskripsi kolektif & aras kontrol

·  Penataan dlm b.Inggris arrangement, bhs Belanda ordenen

·  Penataan arsip adl proses penataan arsip secara fisik berdasar prinsip provenans dan aturan asli (original order).

·  Langkah penataan: 1. Menentukan susunan asli 2. Penataan ulang arsip berdasar sususnan asli shg dpt sj arsip baru diterima dipindah ke box lain, di label&d rak

·  Prinsip provenans pertama kali dikemukakan skitar tahun 1839 dan 1841 oleh arsiparis Perancis

·  Semasa revolusi prancis, arsiparis prancis mengajukan prinsip respect de fonds yg sebenarnya adl prinsip provenans. Fonds berarti keseluruhan rekod, dg tdk memandang format maupun medianya, yg scr organis diciptakan&/ diakumulasikan serta digunakun ol ssorg/bdn korporsi, dlm menjalankan aktivitas&fungsiny

·  Pd tahun 1881, arsiparis Prusia( kini Jerman) mengajukan prinsip provinienz prinsip yaitu mempertahankan rekod bedasar lembaga dan menyusun susunan penjajaran berdasarkan eksestensi registrasi control berkas sebelum berkas rekod diserahkan ke depo arsip.

·  Prinsip penataan arsip dikodifikasikan(dibukukan) scr pasti olh 3 arsiparis Belanda  Samuel Muller, J.A.Feith dan R.Fruin dlmkarya mereka tahun 1898 yg judulnya Arrangement and Description of Archives. Judul tsb merupakan judul terjemahan ked lm bhs Inggris th 1940 serta merup dasar bagi karya arsiparis Inggris Hilary Jenkinson yg berjudul Manual of Archival Administration (1922) serta berdampak pd arsiparis Amerika

·  Provenans merup prinsip dasar bagi kearsipan modern yg artinya rekod tetap dipertahankan susunannya tatkalarekod ditransfer ke depo arsip. Susunan itu tdk hrs sama dg susunan kala diciptakan.

·  Provenans berarti “arsip yg berasal dari pencipta rekod tertentu tdk boleh dicampurkan dg rekod ciptaan orang lain.

·  Pd prinsip provenans, pengelompokan banyak seri terjadi krn bbrp sebab, spt adanya reorganisasi, penggabungan, sedangkan pd susunan asli, seri rekod terpisah krn susunanya sama dg saat digunakan dan pd waktu itu mungkin tdk terjadi reorganisasi ataupun penggabungan.

·  Perbedaan provenans dan susunan asli→ provenans menekankan pd penciptaan rekod dan aktivitas fungsionalnya, sedangkan sususnan asli terutama berhubungan dg pengaturan rekod dan system pemberkasannya

·  Dlm teori, susunan asli/original order tetap dipertahankan bila memenuhi syarat sbb: 1.Bisa mempertahankan hubungan documenter yg inherent/slg berhubungn  2. Memberikan informasi ttg penciptaan dan penggunaan atau aktivitas yg terekam dlm rekod  3. Mmberikan tambahan nilai arsip sbg bukti aktivitas yg tdk bias

·  Aras control(level of control) →merup cara mengimplementasikan provenans dan sususnan asli dlm manajemen dan pengolahan rekod.

·  Aras control dimulai di AS, Inti aras control ialah sebagian besar pekerjaan arsip modern mencakup pengelompokan scr progresif( penegelompokan yg smakin lama smakin besar) serta mendeskripsikan himpunan rekod berdasar sebuah continuum(memulai dry g plg besar ke plg kecil/spesifik) →hierarki

·  Deskripsi atau description(inggris) dan berschrijven(belanda) adl proses merekam informasi yg dibakukan menyangkut susunan, isi, dan format arsip shg pemakai yg membaca deskripsi tsb dpt menentukan apakh arsip tsb relevan atau tdk dg kebutuhannya. →memberlakukan rekod yg diterima ol depo arsip sbg sebuah himpunan, bkn sbg unit tunggal, melainkan diperlukan secara kolektif. Deskripsi mulai dg rekod satuan unit terbesar menuju sub divisi lbh kecil.

KB 2 PENERIMAAN

·  Kegiatan penerimaan meliputi langkah2 yg diambil ol depo arsip utk memperoleh control fisik, administrative, legal dan intelektual atas materi arsip yg baru diperoleh. Kegiatan yg mendasar ialah transfer pengawasan dari badan korporasi atau perorangan kpd depo arsip.

·  Dlm penerimaan, pengamanan transfer rekod merup syarat pertama, sedangkan informasi tambahan ttg rekod merup syarat sekunder

·  Penerimaan pd semua depo arsip meliputi 5 aktivitas yg slg berkaitan, al:

1. Persiapan kerja di tempt

2. Transfer fisik, legal, &administrative

3. Analisis rekod scr fisik

4. Analisis isi

5. Pembuatan daftar awal

·  Penaksiran→ akuisisi→ perimaan

KB 3 PENATAAN

·  Ada 2 prinsip penataan yg berlaku yaitu provenans dan tata susunan asli(original order)

·  Penggunaan bagan klasifikasi (spt DDC, UDC) atas arsip akan menimbulkan kesulitan sbb:

1.     Menyebabkan konteks arsip dlm kaitannya dg arsip lain akn hilang krn sehelai arsip kertas pun memiliki hub dg arsip lain

2.     Sulit menetukan subyek arsip krn arsip jarang yg hny memuat satu subyek saja

3.     Arsiparis sulit meramalkan penggunaan arsip pd masa mendatang krn tdk mengetahui subyek apa yg diperlukan ol pemakai

·  Akuisisi → penerimaan → penataan→ deskripsi

KB 4 DESKRIPSI ARSIP

·  Deskripsi adl representasi yg tepat dari sebuah unit yg dideskripsikan beserta bagian komponennya, bilamana ada, dg proses berupa penerimaan, penyatuan, analisis, dan penataan setiap informasi untuk membantu mengenali materi kearsipan dan menjelaskan konteks serta system rekod yg menghasilkan materi kearsipan tsb.→definisi diambil dr General International Standard Archival Description/ ISAD(G) dikeluarkan ol International Council on Archives (ICA)paris

·  Alasan perlunya standar deskripsi : alasan intern krn standardisasi memungkinkan informasi kearsipan dimasukkan sbg bagian system terpadu yg mnggambarkn semua koleksi depo arsip. Utk alas an ekstern, krn memungkinkan deskripsi yg dilakukan oleh sebuah depo arsip dimasukkan ke jaringan informasi.

·  MARC(perpust) untuk bidang kearsipan, AS berupaya membentuk USMARC AMC, AMC→Archives, Personal Papers and Manuscript, diterbitkan SAA

·  AACR 2→maka arsiparis mengembangkannya menjadi Archives, Personal Papers and Manuscript(APPM) terbit pertama th 1983, edisi keduanya th 1989, dg tujuan APPM →memenafsirkan dan menyesuaikan peraturan AACR 2 shg arsiparis dpt mendeskripsikan materi arsip, spt aspek yg ada

·  Organisasi kearsipan international: International Council on Archives (ICA) yg brpusat di paris memutuskan menyususn pedoman deskripsi yg dpt digunakan di semua Negara, yaitu ISAD(G): general international standard archival description, terbit pertama th 1994, direvisi th 2000

·  Bundel→ unit penyimpanan yg terdiri dari sejumlah dokumen terpisah atau dokumen individu, dpt berkaitan dpt pula tdk berkaitan dg funsi maupun isi dokumen, biasanya diikat dg tali

·  Stuk atau stuken memiliki bbrp makna dlm bhs Belanda, ada 2: afgewaald stuk( dokumen yg tdk berada di tangan pemilik sah) dan uitgaand stuk( korespondensi yg dikirim olh sebuah instansi, lembaga atau organisasi), stuk sama rtinya dg dokumen

·  Dossier=files adl unit dokumen yg tertata dalam satu kelompok dg maksud akn digunakan atau akn disimpan

·  Unit cantuman dibagi lagi menjadi:

a. Kelompok cantuman kearsipan dan sub kelompok cantuman→ disusun menurut organisasi bahan, bkn berdasar fungsi maupun asal usulnya

b. Koleksi ialah unit fisik yg besar yg disusun dlm sebuah depo manuscript

c. Seri dan subseri, yaitu unit fisik dlm grup kearsipan atau koleksi manuscript, yg disusun menurut fungsinya, bkn menurut organisasi atau asalnya

d. Item adl unit fisik terkecil yg terdapat pd sebuah seri, bsa berupa dokumen tunggal atau dokumen jamak yg dijadikan satu

e. Piece atau lembar, yaitu selembar kertas

f.  File(s) → 1. Unit yg teratur dri dokumen, dikelompokkan bersama2. 2. Dua rekaman/records atau lebih yg pny karakter sama yg diberlakukan sbg satu unit

g. Record(s) →

h. Document →1. Kombinasi sebuah medium dan informasi yg terekam di dlmnya 2. Sebuah item(maujud) manuscript, rekaman, single archives(arsip tunggal)

·  Komponen ISAD(G) terbagi atas 7 daerah utama: 1. Pernyataan identitas 2. Konteks tempat/asal usul  3. Struktur dan isi  4. Syarat akses dan penggunaan tempat  5. Material berkaitan dg tempat  6.catatan  7. Control deskripsi

·  ISAD (G) menggunakan pendekatan hierarkis yg dimulai dari fonds dan berakhir dg item

·  Fond adl keseluruhan rekod, dg tdk memandang bentuk maupun medianya

·  Sub fond adl sebuah sub divisi fond berisi batang tubuh rekod yg saling berkaitan yg berhubungan dg subdivisi administrative

·  Seri adl dokumen yg disusun menurut system pemberkasan tertentu atau diperlakukan sbg sebuah unit

·  File adl sebuah unit dokumen yg tertata dikelompokknan bersama2 oleh pemakainya skrh atau dlm prosoes penataan kearsipan

·  Item adl unit kearsipan terkecil, scara intelektual tak terbagikan. Missal sepucuk surat, memo, laporan, foto, rekaman suara

JASA RUJUKAN, AKSES, DAN FINDING AIDS

KB1 JASA RUJUKAN

·  Akses artinya ketentuan dan syaratketersediaan arsip atau informasi yg terdapat di sebuah depo arsip bagi pemakai

·  Jasa rujukan adl sebutan umum bagi fasilitas dan jasa yg memungkinkan pemakia menggunakan arsip apabila akses thd materi tsb telah disetujui

·  Utk melayani keperluan tsb, arsipars bertugas mengidentifikasi, memilih, dan membaca arsip, mengusahakan suasana agar lingkungan tempat arsiparis bekerja sesuai dg kepentingan pemakai, menyediakan jasa reprografi guna memperoleh kopi arsip

·  Dalam pengumpulan arsip, garis haluan mengenai akses ke materi kearsipan biasanya menggunakan basis koleksi demi koleksi artinya ketersediaan dan keterbukaan koleksi kearsipan tergantung pd kesepakatan antara donor atau depositor dan arsip pd waktu terjadi penyerahan arsip

·  Garis haluan akses, factor yg dipertimbangkan:

1. Perundang-undangan yg relevan

2. Kepekaan atau kerahasiaan arsip

3. Perlindungan hak pribadi/privacy

4. Pembatasan yg diberikan oleh depositor arsip

5. Pemakai

6. Prinsip persamaan akses

7. Tingkat akses

8. Tingkat control koleksi arsip

9. Control fisik atas arsip

10.            Pengamanan arsip

·  Administrasi akses ke arsip perlu disusun formulir akses. Perlu disusun rancang bangu formulir permohonan arsip, penting krn dokumen ini merup.dokumen tersendiri yg bermaknawi, ditandatangani oleh pemakai dan arsiparis utk menunjukkan bahwa kedua belah pihak sadar akn tanggung jawb thd arsip yg tersedia

·  Hak cipta adl hak yg diberikan kpd pencipta karya sastra, music, drama, atau artistic utk membuat dan menggandakannya→berkaitan dg UU hak cipta th 1992

·  Rujukan artinya sujumlah aktivitas yg mencakup penyediaan informasi dari atau tentang arsip, missal menyediakan arsip yg tersedia utk akses &fotokopi/reprod

·  Akses thd materi arsip yg berada di sebuah depo dpt dilayani dlm bentuk jasa public. Adapun jasa arsip bagi public terbagi atas 5 cara:

1.     Jasa informasi →jasa memberikan informasi koleksi arsip bagi pemakai

2.     Jasa fisik → bisa dg finding aids

3.     Jasa dokumen→ jasa peminjaman arsip kpd depo alin, bkn kpd perorangan

4.     Jasa pameran

5.     Publikasi

KB 2 FINDING AIDS (ALAT BANTU TEMU)

·  Finding aids, artinya media deskriptif (spt register, panduan, inventaris, indeks) yg mengarahkan pemakai scr fisik dan intelektual thd arsip serta memungkinkan utk menemu balik rekod atau informasi dari arsip tsb.dapat berupa catalog, panduan, inventaris, kalender, daftar, indeks/dokumen sejenis, dlm berbagai bentuk

·  Finding aids membantu menyajikan informasi deskripsi, susunan, pandanagn structural dlm berbagai cara, menambahnya dg informasi tambahan dan indeks guna menolong pemakai menemukan rekod

·  Scra fisik finding aids terdiri berbagi format, spt pamplet,buku,folder lepas, sedang dr segi materi berupa cakram optic, microfilm, indeks kartu,&pankalan data

·  Informasi ttg rekod serta pencipta yg menghasilkan rekod yg dibuat dlm proses dokumentasi merupakan inti sisten finding aids

·  Tujuan finding aids : 1. Memberikan informasi mengenai seluruh arsip yg ada di depo arsip.  2. Menyediakan informasi yg mungkin diperlukan bagi arsip  3.menyajikan informasi khusus ttg koleksi yg khas  4.Memudahkan penggunaan arsip& mengungkapkan kemaknawian serta isinya  5. Mengupayakan siap akses

·  Jenis2 finding aids →menjadi 7 kategori sbb: 1. Panduan umum  2. Panduan ke finding aids  3. Panduan ringkasan(summary guides)  4. Inventaris instansi, seri atau butir (item)  5. Rekod kendali yg diciptakan oleh pencipta rekod  6. Indeks dan senarai khusus(finding aids subyek)  7. Finding aids suplemen

·  Panduan umum bertujuan membrikan informasi ringkas mengenai berbagai depo bserta koleksinya, dibuat pd tingkat local, regional, nas. maupn internasional

·  Panduan ke finding aids →memperkenalkan pemakai pd lembaga atau depo khusus besrta finding aidsnya. Tujuan : sbg orientasi lgsg di tempat mengenai arsip

·  Panduan ringkasan dibuat apabila koleksi bertambah besar dan semakin bervariasi., memperkenalkan kpd pembaca koleksi ttg haluan akuisisi, ruang lingkup kol

·  Inventaris arsip adl finding aids arsip yg mendaftar&mndeskripsikn isi grup, fonds, klas, atau seri arsip, biasanya meliputi sejarah ringkas, fungsi, kdg ad indeks

·  Inventaris arsip terbagi atas 2 kelompok: inventaris deskriptif(berisi halamn judul, daftar isi, catatan penyusun, penjelasan ttg rekod, sejarah administrasi, dan deskripsi seri)  dan inventaris terkait

·  Indeks dan senarai(daftar) khusus merp unsure system temu balik yg membantu pemakai mencari padanan antara pertanyaan mengenai subyek tertentu dg inventaris berbasis struktur yg dibuat arsiparis. Mencakup: 1. indeks subyek dan judul  2. Indeks fungsional  3. Senarai kronologis  4. Panduan media

·  Indeks sungsang (inverted file) yaitu indeks yg dibuat dg cara memilih istilah dari entri yg ada pd computer

·  Untuk mengatasi masalah sinonim maka system komputr mnggunakn Thesaurus adl daftar istilah yg menunjukkan hubungan hierarkis antara msg2 istilah

·  Computer tdk sllu menghasilkan pengindeksan yg baik krn pd komptr brlaku garbage in garbage out = bila data yg dimasukkan buruk mk data yg kluar jg buruk

ARSIPARIS SBG TENAGA PROFESIONAL DAN KODE ETIK PROFESI

KB 1 PROFESI ARSIPARIS

·  Flexnerr mengemukakan 6 syarat utk dpt disebut profesi :  1. Merup.pekerjaan intelektual  2. Merup pekerjaan yg berilmu pengetahuan dlm arti luas  3.merup pekerjaan praktis  4. Memiliki standar pelaksanaan serta tolok ukur keberhasilan  5. Berorientasi kpd jasa  6. Memiliki kode etik yg berlaku utk kalangan sndiri

·  Cirri profesi → Rubin (1999) : 1. Memiliki batang tubuh pengetahuan teoritis yg cukup sbg pembentuk fondasi intelektual   2. Memberiakn otonomi kpd anggotanya  3. Adanya control thd anggotanya→pmberian ijin dank ode etik  4. Memiliki tujuan 5.Memiliki monopoli ats praktik profesi 6. Pny asosiasi profesi

·