OTOMASI DALAM KEARSIPAN

KONSEP DASAR MANAJEMEN, SISTEM, DAN TEKNOLOGI INFORMASI

KB 1 MANAJEMEN INFORMASI

·  Manajemen informasi → kesempatan utk meningkatkan produktivitas individu dan organisasi melalui pengambilan keputusan dan komunikasi yg lebih baik dengan mendayagunakan kemempuan computer.

·  Alasan2 umum mengapa tugas manajemen menjadi lbih kompleks:

1. Pengaruh ekonomi internasional

2. Meningkatnya kekompleksan teknologi

3. Penyusutan kerangka waktu

4. Tekanan pesaing

5. Tekanan social

·  Sementara tugas manajemen semakin kompleks ada usaha utk meningkatkan efektivitas dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pd teknik kuantitif dan peralatan elektronik, spt computer

·  Keterampilan yg harus dipunyai oleh seorang manajer yg berhasil adl “komunikasi dan pemecahan masalah

·  Manajer menerima dan mentransmisikan informasi dlm bentuk : 1. Lisan( percakapan, telepon) 2. Tertulis( laporan, memo, surat, majalah)

·  Penambilan keputusan (decision making) adl tindakan pemilihan alternative tindakan.biasanya, diperlukan utk membuat bbrp keputusan utk menylsaikn mslh

·  Orientasi system( system orientation) srg diasosiasikan dg manajemen modern. →manajer hrs melihat perush.nya sbg sebuah keterpaduan unit fungsional yg bekerja utk mencapai tujuan bersama

KB 2 SISTEM INFORMASI

·  System informasi → kumpulan elemen yg saling berhubungan satu sama lain yg membentuk satu kesatuan utk mengintregasikan data, memproses, dan menyimpan serta mendistribusikan informasi

·  SI membantu para pengelola dan staf perush utk menganalisa permasalahan, memvisualisasikan ikhtisar analisa melelui grafik2 dan tabel2, serta memungkinkan terciptanya produk serta layanan yg baru.

·  Proses2 manajerial yg membutuhkan SI sbg porosnya: a.l: 1. perencanaan, 2. pengorganisasian, 3. kepemimpinan, dan 4. Pengendalian

·  Tahap2 siklus informasi → pengolahan data:

1. Pengumpulan data, →spt sampling, data transaksi, data warehouse, dsb &biasanya merup proses pencatatan data ked lm suatu file.

2. Input→ proses pemasukan data dan prosedur pengolahan data ke dalam computer melelui alat input spt keyboard.

3. Pengolahan data→ tahap dimana data diolah sesuai dg prosedur yg telah dimasukkan. Meliputi kegiatan:

1. Pencatatan data masukan(recording/capturing),

2. Manipulasi data( dapat berupa pengklasifikasian, kalkulasi/perhitungan, pengurutan/sorting, penggabungan/merging, peringkasan/ summarizing, penyimpanan/ storing, dan penemuan kembali/ retrieving

3. klasifikasi →pengelompokan data dlm suatu grup berdasar kategori trtentu

4. kalkulasi → proses manipulasi data manipulasi data scra aritmatika

5. pengurutan→ menyusun data dlm sebuah urutan tertentu → ascending( arah pengurutan naik, cth A-Z), descending ( arah pengurutan turun, Z-A)

6. penggabungan → menggabungkan dua atau lebih kumpulan data yg memiliki kolom dat(field) yg sama sbg kunci penghubung

7. peringkasan→ kump data diringkas, dan dinyatakan dlm bentuk yg ringkas, sederhana, mudah dimengerti, dan mudah dianalisa, spt dlm bntuk grafik

8. Penyimpanan dan temu kembali

4. Output → hasil pengolahan data akn ditampilakn pd alat output sptbmonitor dan printer sbg informasi

5. Distribusi

·  Faktor2 yg menentukan kualitas informasi, :

1. Keakuratan dan teruji kebenarannya → bebas dr kesalahan, tdk bias, dan tdk menyesatkan

2. Kesempurnaan informasi → disajikan lengkap tanpa pengurangan, penambahan, atau pengubahan

3. Tepat waktu

4. Relevensi → bernilai manfaat bila diterima olh mereka yg membutuhkan

5. Mudah dan murah

·  Bbrp jenis SI berbasis TI yg dikembanhakan berdasar lini manajerial, ada bbrp tingkatan: a.l.

1. System Pemrosesan Transaksi ( Transaction Processing System/ TPS) → hasil perkembanagn dari pembentukan kantor elektronik, dmn sebagian dr pekerjaan rutin diotomasi tmasuk utk pemrosesan transaksi

2. Sistem Informasi Manajemen ( SIM) adl sebuah kelengkapan pengelolaan dlm proses2 yg menyediakan informasi utk manajer, guna mendukung operasi2 dan pembuatan keputusan dlm sebuah organisasi

3. Sistem Pendukung Keputusan ( SPK) → peningkatan dr SIM dg penyediaan prosedur2 khusus&pemodelan yg unik yg akn mmbantu dlm keputusan alternatif

4. System informasi e-Business→ utk menjawab tantangan pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet

·  Tahapan perkembangan SI:

1. System Informasi tradisional → dioperasikan &dikelola scr semi manual. beroperasi scr lambat, keakuratan informasi yg dihasilkan jg masih diragukan

2. System informasi berbasis computer → keuntungan utamanya waktu utk menghasilkan informasi lebih singkat, dismping birokrasi dpt dikurangi, computer jga mampu proses yg sngt cepat, dg tingkat keakuratan yg tinggi

3. System informasi berbasis jaringan perkantoran → memungkinkan utk dibentuknya suatu jaringan perkantoran. Perush dimungkinkan utk membuka sejumlah tempat transaksi shg dpt meningkatkan profit dlm jumlah yg sngt besar, biaya penyusunan laporan dpt dipangkas, mengingat laporan dpt diperoleh scr online

4. System informasi lintas platform (SILP) →teknologi baru yg merup gabungan antara teknologi computer dan telekomunikasi tsb dikenal dg nama Teknologi Komunikasi Data. Dlm perkembangan selanjutnya, lahirlah sebuah teknologi internet yg dpt menghubungkan komp di seluruh dunia. →model system informasi masa depan

KB 3 TEKNOLOGI INFORMASI

·  Teknologi informasi adl suatu teknologi yg berhubungan dg pengolahan data mnjadi informasi dan proses penyaluran data/ informasi tsb dlm batas2 ruang dan waktu

·  Ada 3 istilah yg menggambarkan jenis2 teknologi informasi : perangkat keras( hardware), perangkat lunak( software), dan perangkat pemikir( brainware)

·  Perangkat keras → bagian2 pokok perangkat keras psd system computer adl:

1. Masukan( input), al: keyboard, mouse, lightpen, optical mouse, tuplet( sejenis lightpen), touch screen, scanner, reader, sensor2 lain(sensor suara, video, mekanik, dll), data communication

2. Proses , al: Central Processing Unit(CPU), memori, Control Unit dan Management Unit (MMU)

3. Storage → berbeda dg memori, secondary storage bersifat lebih tetap. Al: rigid disk, flexible disk( diskette), magnetic tape( magnetic tape, cassette,cartridge), optical disk atau CD ROM,

4. Output , dibagi 2 yaitu : keluaran lunak( soft copy) → monitor, dan hard copy→ printer, plotter, typewriter, dsb, process control, data communication,

·  Perangkat lunak → scr fungsinya, dpt dibagi mnjadi 3, yaitu:

a. System software→ berfungsi mengatur bagaimana cara menggunakan peralatan. Bbrp jenis system software:

1.Operating system (OS) adl software yg dibutuhkan agar peralatan dpt bekerja( beroperasi) → Disk Operating System (DOS), Unix, Windows, linux, dsb

2.Software Development Kit (SDK) adl software2 fasilitas yg dibuat ol pembuat hardware guna mmbantu para programmer dlm mmbuat software baru

3.Utility Program adl perangkat lunak tambahan yg digunakan utk bermain2 pd tingkat OS. Berfungsi memodifikasi bagian OS utk memudahkan pemakai

b. Programming Language adl bahasa yg khusus dibuat agar seseorang dapat mmbuat sebuah aplikasi

c. Application software, dibagi 2 fungsi,: fungsi pmbuatan aplikasi dg Application Development Software dan fungsi pemakaian aplikasi dg Software Package

1.Application Development Software, menekankan pd kemempuan bahasa dlm mmbuat sebuah aplikasi

2.Software Package, adl software yg dibuat utk bidang2 tertentu. MS Word, Excel, Adobe Page Maker, Chemcad, termasuk dlm kelompok ini

·  Brain ware adl ide2 pemikiran pembuatan perangkat keras dan perangkat lunak shg produk yg dihasilkan maksimal

SEJARAH PERKEMBANGAN MANAJEMEN, SISTEM, DAN TEKNOLOGI INFORMASI

KB 1 ERA MAINFRAME

·  Perkembangan computer dan telekomunikasi melewati 3 era : era mainframe, personal computer(PC), dan era jaringan

·  Era mainframe dimulai pd tahun 1964bdmna IBM mmperkenalkan mainframe pertama mrka, yaitu IBM 360, dan DEC meluncurkan ‘mini computer’

·  Mainframe → dr buku John Campbell merupakan suatu platform utk menghitung yg terus mengembangkan tujuan umumnya yg menyatu dlm fungsi esensialnya, yg dibutuhkan olh aplikasi targetnya

·  Sejarah mainframe:

·  Computer pertama kali ditemukan th 1942 olh John V Anasoff. Yg sblmnya ditemukan alat2 yg pny peran, al: ditemukannya abacus(alat hitung manual di mesir krg lebih 5000 tahun yg lalu, pd thn 1650 Blaise Pascal menemukan alat penghitung mekanik pertama, disebut Pascaline.

·  Charles Babbage yg mungkin mempercepat perkembanagn computer sejak 1600-an dg menemukan different engine.1834

·  Alat tenun Jacquard ditemukan th 1801 &msh digunakan skrg, yg dikendalikan dg punched-card. Punched-card ditemukan org prancis, Joseph Marie jacquard

·  Pd th 1843, Lady Ada Augusta Lovelace menilai punched-card tsb bisa dirancang utk mengintruksikan mesin analisis milik Babbage utk mengulang operasi2 tertentu, shg dy (Lady)dianggap sbg programmer pertama

·   

·   

·  Kegunaan mainframe pd era mainframe: utk administrasi back office terutama yg berhubungan dg akuntansi dan keuanagn, simulasi perhitungan pd industry pertambangan dan manufaktur, dll

KB 2 ERA PERSONAL COMPUTER

·