ARSIP SEBAGAI INFORMASI TEREKAM
KB 1 ARSIP Sebagai Informasi Terekam
· Arsip: berdasar fungsi :1. arsip dinamis= rekod, 2.
Arsip statis = arsip
· Pengelolaan arsip dinamis/rekod =manajemen rekod;
arsip=administrasi arsip
· Arsip→dari kata Belanda archief yg bersumber dr bhs
yunani archeion=gedung kota,kuno atau archivum (bhs latin), artinya gedung.
Archives (inggris), archivio ( italia), archief (belanda), archive( jerman),
arsip Indonesia.
· Arsip di Indonesia thn 1950 →kintaka=surat dan
warkat=surat
· Definisi arsip:UU No.7/1971 ttg ketentuan2 pokok
kearsipan: 1. Naskah2 yg dibuat dan diterima ol lembaga Negara dan badan2
pemerintah dlm bentuk corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun kelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2. ……., dalam rangka pelaksanaan kehid
kebangsaan.
· Arsip: berdasar fungsi : 1. arsip dinamis= rekod, digunakan scr lgsung dlm
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehid kebangsaan/ digunakn scr lgsg
dlm administ neg. 2. Arsip
statis = arsip, tidak digunakan scr lgsg ………disimpan permanen.
· Yg disimpan dalam kantor pemerintah maupun swasta utk
menunjang keg. Kantor tsb bukanlah arsip dlm arti luas, melainkan arsip dinamis
· Data: data numeric (angka), tekstual( huruf), audio,
video, citra( gab.audio video)
· Peristiwa →data→informasi→pengetahuan
· Alasan2 merekam informasi
1. Alas an pribadi, surat, puisi, menyusun pidato,
silsilah,akte kelahiran, surat nikah, surat kematian.
2. Alas an social, mendaftarkan diri utk KTP, KK, dlm
organisasi bisa berupa notulen, daftar hadir, senarai anggota, rekaman progam
kusus, rekaman aktivitas social. Di gereja ada daftar jemaat, surat permandian,
surat pernikahan.
3. Alas an ekonomis, utk kepentingan pribadi ataupun
kolektif.
4. Alas an hokum, Surat tanda kelakuan baik, catatan
kepemilikan rumah, surat kontrak, semua berkaitan dg hokum
5. Alas an instrumental, semua memiliki fungsi &banyak
jg dirancang utk melaksanakan tugas tertentu. Cth gambar arsitektur, cetak
biru(blue print)
6. Tujuan simbolis, bbrapa rekaman tdk selalu memiliki
kepentingan praktis, adakalanya utk kepentingan simbolis.
7. Demi pengembangan ilmu pengetahuan, cth hasil2
penelitian dari ilmuwan
· Siklus rekod:
1. Rekod diciptakan dan diterima : surat menyurat,
salinan, formulir, bentuk mikro, gambar, laporan masuk, iuran computer
2. Penyebaran intern maupun ekstern
3. Pendayagunaan: pengambilan keputusan, dokumentasi,
tanggapan dan jawaban, persyaratan hokum,
4. Penyimpanan,: berkas, temu balik, transfer
5. Penyimpanan rekod inaktif: akan dimusnahkan atau
berubah menjadi arsip
· Dokumen= informasi terekam dg tidak memandang
medianya,: segala sesuatu yg ada tulisanyyya, ada tanda, angka atau symbol,
suara, gambar, atau tulisan dan bisa
brupa peta, cetak biru, gambar atau foto
· Rekod= dokumen yg digunakan utk menunjang kegiatan
ssorg/sebuah badan.
· Arsip= rekod yg disimpan permanen karena alas an
historis, administrative, hokum, dan keperluan lain.
· Ilmu kearsipan →Archives Studies= administrasi arsip Rekod
→Manajemen rekod ( Records Management
· Perbedaan antara ilmu perpustakaan, manajemen arsip
dinamis dan administrasi arsip
masalah
|
Ilmu perpustakaan
|
Administrasi arsip
|
Manajemen rekod
|
Nama lembaga
|
perpustakaan
|
Depo arsip
|
Pusat rekod
|
Sumber materi
|
ekstern
|
Ekstern dan intern
|
intern
|
Sifat informasi
|
Pengetahuan terekam
|
Sejarah instansi dn lembaga
|
Kegiatan bisnis dan administrasi
|
media
|
Tercetak/ bentuk mikro, audio visual elektr/optic
realia
|
Tercetak/ bentuk mikro, audio visual elektr/optic
realia
|
Tercetak/ bentuk mikro, audio visual elektr/optic
realia
|
Kegiatan utama
|
Pengemb koleksi, akuisisi/pengadaan, katalogisasi,
pengerakan, pinjaman, orientasi pemakai, pelestarian
|
Pengem koleksi, akuisisi, deskripsi, pemberkasan di
rak, pelestarian mikroreproduksi, reprografi
|
Desain formulir/penilaian rekod, transfer ekod, inventarisasi,
pemberkasan /penyimpanan rekod retensi, temu balik, pengamanan/ perlindungan,
mikroreproduksi, reprografi
|
Pendidikan profesional
|
Tingkat magister program terakreditasi ol asosiasi
|
Tingkat magister sertifikat masih alternatif
|
Gelar bervariasi, sertifikat masih alternatif
|
Majala/sumber pengindeksan
|
Banyak majalah profesi, sumber pengindeksan sedikit,
namun sdh merup.sumber utama
|
Sedikit majalah profesi, sumber pengindeksan sdkit,
namun sdh merupkan sumber utama
|
Sedikit majalah profesi, sumber pengindeksan tersebar
dimana2
|
· Beda arsip dengan perpustakaan:
·
perpus→menyimpan
dokumen yg dihasilkan manusia:
|
arsip→menyimpan arsip
|
Fungsi utama menyimpan &menyediakan koleksi buku
& bhn tercetak lainnya
|
Memelihara akumulasi rekod yg menjadi arsip
|
Berhadapan dgn buku &terbitan lain yg bnyk
eksemplarnya& kemungkinan ada di tmpat lain
|
Berhub dg informasi terekam dlm bntuk tulisan&
manuscript, umumnya materi tdk tercetak dan bersifat unik
|
Materinya(buku, majalah,dll) diciptakan utk keperluan
informasi, pendididkan, ilmu penget., hiburan dan budaya. Bersifat
discreet=berbentuk penuh, missal buku. Masing2 materi bersifat bebas, tdk
trgantung pd materi lain.
|
Materinya diciptakan sbg hasil aktivitas bdn
korporasi/perorangn. Bundle arsip tdk harus merup.satu kesatuan.
|
perpus→lembaga pengumpul, materinya boleh
dipinjam&dibwa pulang
|
arsip→lembaga penerima, materinya hny boleh dibaca di
tmpat
|
Perpus mengumpulkan materi berdasar subyeknya, bkn
fungsinya
|
Selalu dikaitkan dg instansi dan fungsinya,
bukan subyeknya
|
Penyusunan ada panduan yg bersifat universal, spt
DDC, UDC
|
Menggunakan prinsip original order=menyusun arsip
menurut susunan aslinya. Penyusunan tdk ada yg baku krn susunan asliny sdh
berbeda
|
Penggantian materi yg hilang: bisa diganti/foto kopi
|
Tdk dpt diganti/dicari di tmpat lain
|
Pustakawan berinteraksi dg materi perpus sbg satu
satuan individu. Missal buku karangan Gus Dur merup satu kesatuan, tdk dpt
dipinjan setengah buku
|
Di depo arsip, materi nya diperlakukan sbg
keseluruhan namun berupa satuan
|
Keberadaan perpus utk melayani masyarakat
|
Depo arsip lebih terbatas pada peneliti
|
Materinya memuat penjelasan, komentar maupun pendapat
penulis→mempengaruhi pembaca
|
Berkas arsip dihasilkan dr sebuah proses pengembangan
yg berlangsung lama. Tdk memberikan komentar, penjelasan
|
· Persamaan perpustakaan dengan depo arsip, sama2:
-
memiliki tujuan menyediakan
koleksi seekonomis& seefektif mungkin
-
menghadapi masalah
pelestarian, menangani pendididkan pemakai
-
menangani media
elektronik dan optic
-
menghadapi masalah
temu balik informasi
· Menurut International Council of Museums, museum=
sebuah lembaga permanen, nirlaba, y melayani masyarakat dan perkembangannya,
terbuka bg umum, yg memperoleh, melestarikan, & meneliti,
mengomunikasikan& memamerkan u keperluan kajian, pend dan kegembiraan brupa
bukti manajerial dr manus.&lingk.
·
· Beda arsip dengan museum
Arsip
|
Museum
|
Materi yg disimpan: wujudnya lebih banyak kertas sbg
hasil kegiatan sebuah lembaga/perorangn
|
Menyimpan artifak yg merup.bukti perkembangan umat
manusia atau lingkungan temapt hidupnya→benda 3 dimensi
|
Asal benda yg disimpan→dari hasil keg. yg terus mnrus
sebuah lembaga
|
Tidak terbatas ps satu lembaga
|
Teknik yg digunakan→akuisisi, konservasi, penelitian,
dan komunikasi
|
Tdk sama
|
Pemakai →adanya pembatasan siapa sj yg berkunjung
|
Lebih terbuka, siapa saja boleh dg membeli karcis
masuk
|
· Menurut FID( Federation International d’Information et
Documentation), DOKUMENTASI adalah penyusunan, penyimpanan, temu balik,
penyebaran dan evaluasi informasi dengan tidak memandang bagaimana cara
merekamnya dalam sains, teknologi, seni, dan kemanusiaan.
· Perbedaan arsip dengan dokumentasi
Dokumentsi
|
Arsip
|
Lebih luas, krn dok.menerima dokumen dari semua
bidang
|
Terbatas pada dokumen yg disimpan permanen yg
diterima
|
Koleksi yg disimpan di dokumentasi tidak bersifat
unik
|
Bersifat unik, tidak terdapat di tempat lain.
|
Scr tradisional selalu menyimpan dokumen ilmiah
|
Tidak selalu memnyimpan dokumen yg bersifat ilmiah
|
Membuat dokumen baru dari dokumen yg ada dlm wujud
majalah indeks, abstrak, bibliografi.
|
Tidak sealu hrs membuat dokumen baru dari dokumen yg
dimilikinya.
|
Menggunakan pendekatan subyek dalam mengakses
koleksinya
|
Menggunakan pendekatan original order→ pemberkasan yg
dilakukan ol badan pembuat atau pemilik arsip serta tdk dpt diakses menurut
subyek
|
Pemakai relative lebih luas dan lebih banyak drpd
arsip
|
· Persamaan arsip & dokumentasi→ sama2 menghadapi
dokumen, melakukan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan temu balik, melayani
pmakai.
· Evolusi rekaman informasi: dahulu pencatatan untuk
mencatat pajak
1. Praktik pembuatan rekaman purba→ pada batu,tanah liat
lilin, di pohon, kayu, kulit binatang, bahkan juga tulang binatang→informasi
penting saja. Orang Mesir purba meng papyrus sekitar th 400SM, raja
Tarumanegara sabdanya di atas batu(prasasti batu tulis), tembaga dan kelak pd
dluwang→ dari sejenis pohon, lalu lontar.
2. Abad menengah→ di Eropa Barat tmpat utk menyimpan
rekaman pemerintah disebut arsip→archaeion→gudang. Pada thn 1200 dikenal jadwal
retensi→jadwal penyimpanan dan pemusnahan rekaman, tercatat berbagai kota di
Italia utara mengeluarkan peraturan ttg retensi
3. Rekod kertas: kertas ditemukan orang2 cina sekitar abad
pertama Masehi. Orang2 korea juga mengklaim hal yg sama. Sedangkan org2 eropa
kenal pd abad 15. Pd abad 15-20 ada ketrampilan meng alat tulis dn menulis
indah lalu timbul ilmu yg mengkaji tulisan kuno yg disebut Paleography. Ada lagi Sigliography→ilmu tentang stempel, lambing
dan cap. Sekitar tahun 1850 manusia mengenal mesin ketik. Adanya pembakuan
ukuran kertas.
4. Rekod elektronik→ banyak digunakan abad 21
KB 2 Manajemen Rekod ( Records Management)
· Rekod → arsip dinamis→ konsep Belanda dynamisch archief
dan arsip→ statisch archief
· Istilah rekod dari bahasa Malaysia.
· Istilah cantuman banyak digunakan di kalangan
pustakawan Indonesia
· Rekod (records) artinya informasi terekam, termasuk
data dalam system computer, yg dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau
peroranagn dlm transaksi kegiatan atau melakukan tindakn sbg bukti aktivitas
tsb.
· Syarat rekod hrs lengkap, cukup bermakna, komprehensif,
tepat, dan tidak melanggar hokum.
· Bentuk rekod: 1.
Kertas, mikofilm, atau elektronik, 2. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru,
gambar, foto, dsb. 3. Data dr bisnis, dokumen yg diolah/lembaran elektronik,
citra digital. 4. Audio dan video. 5. Dokumen tulisan tangan. 6. Rekod yg tdk
terstruktur spt surat atau rek yg berstruktur spt formulir atau boring.
· Rekod dapat dibagi menjadi beberapa kategori antara lain:
1. Rekod administrative meliputi dokumentasi prosedur,
formulir/boring &korespondensi.Cth: pedoman staf, roster, modul log, modul
perjalnn
2. Rekod akuntansi, meliputi laporan, formulir dan
korespondensi terkait. Cth:tagihan, invoice, rekod rekening bank, laporan
penagihan nasabh
3. Rekod proyek, meliputi korespondensi, nota, dokumentasi
pengembangn produk, dll
4. Berkas kasus, meliputi rekod nasabah, asuransi kontrak
dan berkas tuntutan hokum
· Dokumen adl unit informasi terekam yg terstruktur,
diterbitkan atau tidak diterbitkan, dalam bentuk kopi makas( hard copy) atau
bentuk elektronik dan dikelola sbg unit discreet dlm system informasi. →berlaku
untk Australia
· Dokumen dapat berupa rekod maupun arsip
· Records Management(inggris)→pengelolaaan rekod artinya
disiplin ilmu dan fungsi organisatoris yg mengelola rekod utk memenuhi kebutuhan bisnis, persyaratan
tggung jawab dan harapan komunitas
· Bidang2 manajemen rekod:
1. Retensi rekod→penyimpanan rekod selama memenukhi
keperluan operasional, hokum, fiscal dan historis
2. Penyimpanan rekod inaktif→temu kembali dg cepat
3. Perlindunagn rekod vital→ aman
4. Pembuatan dan pelaksanaan system pemberkasan utk mengelola
rekod aktif
5. Pendayagunaan teknologi pencitraan digital
6. Manajemen formulir, mulai desain sampai
penyimpanannya,smp pemusnahannya
7. Manajemen laporan
· Kegunaan/ fungsi manajemen rekod:
1. Merupakan memori badan korporasi
2. Pengambilan keputusan manajemen
3. Menunjang litigasi→tuntutan hukum
4. Mengurangi baiaya dan volume penggunaan kertas
5. Efisiensi badan korporasi
6. Ketentuan hokum
7. Mendukung pengawasan
8. Temu balik informasi yg cepat
9. Semakin sedidik rekod yg salah tempat/hilang
10. Sesuai dg ketentuan perundang2an
· Menurut peraturan perundang2an di Indonesia semua rekod
keuangan hrs disimpan 30 tahun. Khusus perusahaan /sector swasta 10 tahun
· Di instansi pemerintah, penyimpanan rekod personalia
justru lebih lama lagi. Krn adanya pension anak istri/suami
· Dlm bahasa Inggris ada juga recordkeeping→tata rekod
artinya, penyusunan dan penyediaan bukti transaksi bisnis yg lengkap, tepat dan
andal dlm bentuk informasi terekam
· System tata rekod meliputi:
1. Personel yg relevan
2. Garis haluan, prosedur, dan praktik tata rekod
3. Dokumentasi yg mencatat grs haluan,
prosedur,&praktik
4. Rekod itu sendiri
5. System rekod dan informasi
6. Perangkat keras &perlangkapan lain&ATK
· Klasifikasi rekod
1. Rekod aktif→rekod yg digunakan scra ajeg, sedikitnya
10x setahun. Cth berkas pegawai yg msh bekerja, tagihan pd thn yg msh berjalan,
korespondensi dan tugas kreatif yg sdg berlangsung
2. Rekod inaktif→ digunakan kurang dari 10x setahun→rekod
jangka panjang dan rekod semi aktif. Cth: berkas karyawan yg sdh berhenti,
tagihan yg sudah dibayar pd thn anggaran yg lampau, proyek yg sudah selesai dan
cheque yg sdh dilunasi
3. Rekod jangka panjang→ merekam sejarah,
kebijakan(policy) dan prosedur lembaga atau badan korporasi, rekod vital serta
dokumen pribadi yg signifikan historis bagi lembaga atau badan korporasi→rekod
yg memiliki nilai berkesinambungan pd badan korporasi
4. Rekod kontemporercontemporary records)→tidak memiliki
nilai berkesinambungan atu nilai abadi →rekod transisi atau rekod
transaksional. Cth:jawaban pd surat2 yg masuk, permintaan rutin, memo untk
aktivitas jangka pendek, kartu control proyek, formulir rutin
5. Rekod vital→ rekod yg penting bagi operasi badan
korporasi kelanjutan atau operasi kembali badan korporasi stlh terjadi bencana,
penciptaan status hokum dan keuangan badan korporasi thd pemegang saham dan
karyawaan saat terjadi bencana. Cth: accounts receivable, daftar inventaris,
kontrak, proyek kreatif yg berlangsung
6. Rekod kopi→ kopi atau salinan resmi sebuah rekod yg
disimpan utk tujuan hokum, operasional dan historis.
7. Rekod nonkopi→ rekod yg tdk dinyatakan berada dlm ruang
lingkup rekod resmi. Cth:sebuah dokumen yg disimpan di bbrp tempat, tdk
dinyatakan dlm jadwal retensi rekod, tdk dwjibkan disimpan dlm jangka wktu
tertentu atau dpt diperoleh dari umum
· Contoh klasfkasi rekod →→→→→
Contoh
klasifksi rekod
|
Aktif
|
Inaktif
|
Jangka
pnjg
|
Temporer
|
Rekod
|
Nonrekod
|
Order saat ini
|
x
|
x
|
x
|
|||
Majalah GATRA minggu ini
|
x
|
x
|
||||
Korespondensi umum
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
Catatan gaji 1992-1993
|
x
|
x
|
x
|
|||
Tugas kreatif yg sdg berlangsung
|
x
|
x
|
x
|
· Lembaga pengelola informasi terekam yaitu : perpustakaan,
depo arsip, pusat rekod, pusat dokumentasi, dan museum
