MANAJEMEN REKOD AKTIF

PERANAN DAN KEDUDUKAN MANAJEMEN

KB 1 PENGERTIAN REKOD AKTIF DAN MANAJEMEN REKOD AKTIF

·  Rekod adl informasi yg dicatat, tnpa memperhatikan media atau karakteristiknya, yg diciptakan/ diterima&digunakan dlm kegiatn operasionl suatu organisasi

·  Dokumen →unit terkecil dari pemberkasan  dan umumnya merup satuan surat, formulir, laporan atau barang lainnya yg disimpan dlm system pemberkasan

·  Dokumen yg memiliki nilai bukti (evidence) sbg hasil dari tugas dan fungsi, serta berhubungan lgsg dg misi, kegiatan, aktivitas organisasi dsbut rekod

·  Contoh2 bukan rekod yg dikutip scra luas: trmasuk: 1. Materi perpust dan publikasi lainnya  2. Brosur, catalog, pamphlet, &dokumen yg tdk diminta  3. Email, dan viice mail yg tdk pny nilai bisnis 4. Informasi yg diterima dr internet list service dan news grup 5. Surat2 pribadi  6. Formulir kosong permintaan pembelian

·  Jenis2 rekod aktif :

1. Rekod menurut media penyimpanannya : a. rekod kertas/hardcopy  b. rekod fotografik tmasuk media foto, film gbr hdup, cakram, fil, microfilm,  c. rekod elektronik: basis data dan file computer, pesan singkat, dll

2. Rekod menurut penggunaannya : a. rekod transaksi(suatu rekod yg digunakan dlm keg operasional sehari2) b. rekod referensi( berisi informasi jangka pjg)

3. Rekod menurut tempat penggunaan : a. rekod eksternal  b. rekod internal

4. Rekod menurut nilai rekod : a. rekod sangat penting  b. rekod penting  c. rekod bermanfaat  d. rekod tdk penting

·  Perkembangan rekod :               1. Rekod kertas            2. Rekod elektronik  3. Email                              4. EDI(electronic data interchange):pertukaran data elek.

5. Internet                                           6. Pencitraan dokumen(document imaging) →pemindaian/scanning, penyimpanan, pengambilan, dan pengelolaan rekod kertas ke format elektronik               7. System penyimpanan rekod elektronik terpadu

·  Elemen2 rekod : a. isi    b. konteks   c. struktur

KB 2 PERAN DAN FUNGSI REKOD

·  3 alasan besar pentingnya penyimpanan rekod : penggunaan bisnis, mendukung akuntabilitas internal dan eksternal, penggunaan budaya

·  Untuk dapat menjadi bukti, menurut standar manajemen internasional (ISO: 15489-1:2001 klausal 7.2) rekod harus memiliki kualitas keaslian, integritas, kegunaan, dan keandalan

·  Bila rekod tidak dikelola dg baik, akan terjadi: Sering tdk memadai utk tujuan mana rekod dibutuhkan, rekod sering hilang, dan rekod dimusnahkan tlu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan

·  Berbagai akibat dari pengelolaan rekod yg tdk benar adl tdk dpt membuktikan bahwa individu atau organisasi telah melaksanakan kewajibannya atau bahwa kebijakan telah dipatuhi dg benar, tdk dpt membela dirinya sendiri jika ada tuntutan hokum, tdk dapat membuktikan haknya atau melindungi hartanya, serta hak2 pelanggan, warga Negara, dan masyarakat luas dapat dirugikan

·  Nilai2 yg terkandung dlm rekod: 1. Nilai administrative →membantu karyawan melaksanakn operasional kantor dlm suatu perush./lembaga pemerintah dan social. Cth: pedoman prosedur dan kebijakan, buku pedoman, dan bagan struktur organisasi

2. nilai fiscal →utk membantu menjalankan aktivitas atau transaksi /bisnis yg berhubungan dg masalah keuangan. Cth:surat tagihan, neraca, laporan labarugi

3. nilai hukum→ merup bukti dr transaksi aktivitas atau transaksi bisnis. Cth: kontrak, perjanjian keuangan, akta pendirian, bukti kpemilikan

4. nilai sejarah → catatan ttg operasi organisasi dan arah perkembangan organisasi selama bertahun2.

KB 3 MODEL-MODEL MANAJEMEN REKOD

·  Siklus hidup rekod(life cycle model) adl jangka/waktu hidup suatu rekod spt yg dinyatakan dlm 5 tahap, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir

·  Model kontinum rekod dikembangkan antara 1980an-1990an utk menanggapi kritik2 thd model siklu hidup. Dalam satu kontinum tdk ada tahap pemisahan krn pengelolaan rekod dilihat sbg suatu proses yg berkesinambungan di mana satu elemen dari kontinum slg berinteraksi dg lapisan elemen lainnya

·  Dimensi dalam kontinum tdk berdasarkan waktu, tetapi mewakili perspektif yg berbeda ttg manajemen rekod. Lingkaran bergerak keluar dari penciptaan rekod yg merupakn hasil dari aktivitas bisnis dan kegiatan administrasi, serta untk meyakinkan bahwa rekod diperoleh sbg pembuktian dan sudah dicatat atau direkam ke dalam system formal manajemen rekod organisasi, sementara dimensi ke empat melihat keluar menuju kebutuhan ingatan kolektif masyarakat

·  Model kontinum adl konsep yg fleksibel & menyeluruh yg mencerminkan sejumlah isu yg mengelilingi peran rekod dlm organisasi & masyarakat kontemporer

·  Model ini menekankan bahwa prinsip2 yg sama berlaku thd pengelolaan seluruh rekod, baik yg baru diciptakan maupun yg berasal dr masalalu

HUBUNGAN MANAJEMEN REKOD DENGAN BIDANG2 LAINNYA

KB 1 HUBUNGAN MANAJEMEN REKOD DG PENGETAHUAN TTG HUKUM(LEGAL STUDY)

·  Peraturan perundang2an ttg manajemen rekod khususnya dan kearsipan umumnya:

1. Peraturan ttg perlunya menciptakan dan menyimpan rekod trtentu → UU no 8 th 1997 ttg Dokumen Perusahaan

2. Peraturan ttg berapa lama rekod hrs disimpan →PP No 34 th 1979 ttg Penyusutan arsip

3. Ttg syarat dlm format apa rekod dpt disimpan sbg bukti hokum pengadilan → PP No 88 Th 1999 ttg Tata Cara Pengalihan Dokumen Perush ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi

4. Ttg akses ke rekod → UU No 14 th 2008 ttg Keterbukaan Informasi Publik

5. UU yg mencakup pemusnahan rekod pemerintah → UU No 7 th 1971 ttg Pokok2 Kearsipan di Indonesia besrta Peraturan Petunjuk Pelaksanaan Teknisnya

·  Peraturan perundang2an yg mempengaruhi manajemen rekod:

1.     Peraturan mengenai perpajakan

2.     Peraturan mengenai Perseroan Terbatas

3.     Peraturan mengenai Lembaga Keuangan

4.     Peraturan mengenai Praktik Dagang

5.     Peraturan mengenai Kesehatan dan Keselamatan Kerja

6.     Peraturan mengenai Tenaga Kerja

7.     Peraturan ttg Lingkungan

8.     Peraturan ttg Pembuktian

9.     Peraturan mengenai Minyak dan Gas

10.  Dan peraturan teknis lainnya

·  Sumber2 eksternal lainnya utk persyaratan manajemen rekod :

1. Standar profesi, missal best practice yg dikeluarkan ol ARMA(utk manajemen rekod) dan ICA (utk administrasi arsip)

2. Standar industri , dlm hal ini ISO mengeluarkan ISO 15489:2001 →diadopsi (SNI) 19-6962.1-2003:Standar Manajemen Rekaman Indonesia

3. Standar dibagi 2 yaitu : ISO 15489.1:2001, records management-part I.General dan ISO 15489.1:2001, Records Management part II: Guidelines

4. Ada lagi ISO 5127: Information and Documentation, ISO 9001: Quality Management dan ISO 14001 : Environmental Management Systems – Spesification with guidance for use

·  Bbrp kategori daftar peraturan yg relevan dg operasional organisasi:  Kategori pertama, peraturan tsb sesuai dan hrs diterapkan. Kategori kedua, peraturan tsb sesuai, tp bkn unit kerja atu bagian trtntu yg menjalankan atu menjalankan atau menjadi tggung jawab unit lain. Kategori ketiga, peraturan tsb sesuai, namun bersifat informasi atau referensi saja.

KB 2 HUBUNGAN MANAJEMEN REKOD DG ADMINISTRASI ARSIP(STATIS), TEKNOLOGI INFORMASI, MANAJEMEN PENGETAHUAN, &ILMU PERPUSTAKAAN

·  Manajemen rekod dan administrasi arsip(statis) adl disiplin ilmu yg berhubungan. Perbedaanya adl manajemen rekod brgerak dlm konteks lembaga dan memandang peran rekod dlm mendukung aktivitas bisnis dan kegiatan organisasi, serta melindungi organisasi dari kasus tuntutan, sedangkan administrasi arsip (statis) memiliki perspektif kolektif yg lebih luas ttg peran rekod dlm masyarakat perhatian dg nilai2 sosial budaya dari rekod, serta nilai2 bisnis&hokum

·  Hubungan manajemen rekod dg TIK khususnya computer dan telekomunisasi bersifat komplementer dan kolaboratif. Computer dan telekomunikasi brtanggung jwb utk seleksi, implementasi, operasi dan administrasi dari sumber2 teknologi informasi organisasi. Manajemen rekod memungkinkan penggunaan konsep dan teknologo computer dan telekomunikasi  namun focus dlm informasi yg terekam drpd mesin yg memproses informasi itu sndiri

·  Manajemen pengetahuan adl suatu disiplin ilmu yg berkenaan dg manajemen, penggunaan, dan eksploitasi yg sistematis dr sumber2 pengetahuan organisasi. Hubungannya adl manaj rekod memberikan jln kpd manaj pengetahuan, dg memiliki control yg sistematis dari informasi terekam spanjang siklus hidupnya

·  Manajemen rekod memiliki hubungan dg ilmu perpust dimana bbrp konsep manaj rekod berlandaskan ats ilmu ini terutama dlm pemberkasan dokumen dan metodologi pengindeksan. Manaj rekod dan ilmu perpus sama2 berkenaan dg analisis dan control informasi terekam yg sistematis, dg tggung jawab berbeda yg slg melengkapi, bkn kompetitif. Manaj rekod brtnggung jwb utk informasi organisasi yg tdk diterbitkan( unpublished information) atau informasi proprietary, sedangkan ilmu perpus manangani informasi yg diterbitkan (published information)

PROGRAM MANAJEMEN REKOD

KB 1 KOMPONEN MANAJEMEN REKOD, mencakup:

1.Kebijakan manajemen rekod →menyebutkan dg jelas sasaran2 program dan perlunya staf pd smua tingkatan menerima tggung jwb masing2, definisi kebijakn, konsep2 penting, dan disahkan ol pimpinan atau manajer senir

2.System dan praktik manajemen rekod, hrs dirancang utk mendukung kegiatan2 penyimpana rekod dlm unit kerja, penyimapana rekod scr fisik(microfilm) atau scr elektronik pd semua tahap penyimpanan, menyediakan layanan pertanyaan dan temu kembali rekod, menyediakan bantuan dan saran mengenai semua hal mengenai manaj rekod, menyiapkan dan menyebarluaskan standar, serta prosedur manaj rekod, melaksanakan program pelatihan manaj rekod, merancang dan memelihara program khusus utk mengelola jenis rekod yg berbeda2, memelihara informasi terkini mengenai peraturan perundang2an dan standar internal dan eksternal, serta memantau kepatuhan (compliance) thd standard an peraturan2 yg berlaku

3.Personalia dan struktur organisasi → ada 3 kategori:staf professional, semi professional, dan staf klerikal

4.Anggaran dan pengawasan biaya

5.Fasilitas → sarana dan prasarana pendukung yg dibutuhkan utk menjalankan program manajemen rekod

KB 2 METODE MEMBANGUN PROGRAM MANAJEMEN REKOD

·  Langkah2 dlm membangun program manajemen rekod dalam satu organisasi:

1. Dapatkan dukungan manajemen

2. Tetapkan term of reference terinci ttg analis kebutuhan

3. Mengumpulkan informasi

4. Analisis informasi dg kembangkan solusi alternative

5. Melakukan analisis biaya – manfaat

6. Menyiapkan dan menyajikan laporan penelitian

·  Permasalahan2 dalam system rekod : 1. Manajemen  2. Masalah manusia  3. Prosedur filing yg tdk efisien  4. Penggunaan peralatan dg tdk semestinya  5. Pemakaian ruangan scr tdk efisien  6. Biaya rekod yg tllu besar

KB 3 ANGGARAN OPERASIOANL PROGRAM MANAJEMEN REKOD

·  Utk mengukur kinerja program manjemen ada 2 tolok ukur kualitas, yaitu ketepatan prose temu kembali dan sberapa cepat rekod diserahkan kpd yg meminta

·  Utk menghemat biaya operasional dapat dilakukan dg : memperbarui jadwal retensi setiap saat dan mengawasi pelaksanaanya, memilih peralatan penyimpanan rekod yg efisien, mengikuti perkembangan peraturan perundang2an, memindahkan rekod inaktif dari kantor ke pusat penyimpanan rekod di luar, serta menyediakan mekanisme dan prosedur pengawasan yg diperlukan

PENCIPTAAN, PEROLEHAN, DAN PENCATATAN REKOD

KB 1 TRANSAKSI DALAM MENCIPTAKAN REKOD

·  Tjuan pembuatan strtegi kearsipan yg baik adl : mengawasi jml informasi yg dihasilkan, memperbaiki efektivitas biaya dr pengolahan informasi, mengawasi standar penyajian informasi, meyakinkan bhwa informasi dpt diperoleh tepat waktu, mengurangi duplikasi informasi, meyakinkan prosedur yg seragam dr pengolahan rekod, mengendalikan ukuran rekod dan jenis media

·  Penciptaan rekod adl kegiatan membuat dan.atau menerima rekod oleh seorang karyawan atau unit kerja dlm satu organisasi.

·  Terdapat berbagai jenis kegiatan transaksi dan operasioanal kegiatan sbg aktivitas penciptaan rekod: 1. Keputusan dan komitmen lisan 2. Keputusan dan rekomendasi  3. Rapat  4. Draft dan versi  5. Kasus preseden  6. Tindakan individu  7. Rekod korespondensi

·  Kelompok rekod yg dibuat utk melakukan transaksi kegiatan atau tercipta sbg hasil transaksi kegiatan: 1. Rekod administrative: dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondensi  2. Rekod keuangan: laporan, formulir, dan korespondensi terkait.  3. Rekod proyek  4. Rekod kasus:rekod klien,rekod pgawai, asu

KB 2 STRATEGI UNTUK MEMPEROLEH (CAPTURING) REKOD

·  Persyaratan rekod yg telah disepakati scr professional adl sbb:

1. Rekod harus patuh (compliant)

2. Rekod hrs memadai (adequate)

3. Rekod hrs lengkap (mengandung informasi structural, informasi kontekstual, dan informasi bermakna)

4. Rekod hrs komprehensif

5. Rekod hrs akurat

6. Rekod hrs otentik

7. Rekod tdk dpt diganggu gugat (inviolate)

KB 3 PENCATATAN (REGISTRASI) REKOD

·  Pencatatan adl tahap terakhir dlm rangkaian perolehan rekod. Unsure penting dlm mmbuat catatan adl tanda pengenal tunggal, yg biasanya berbentuk kode numeric(anka) atau alfa numeric

·  Tujuan pemberian tanda pengenal tunggal→ utk mengidentifikasi setiap rekod, dan menyediakan alat yg mudah dan tdk rancu utk dkutip balik. Dlm system kertas, tanda ini utk menentukan lokasi berkas dlm lemar/rak. Dlm system elektronik, berfungsi mengidentifikasi rekod dlm system perangkat lunak

·  Registrasi pd tingkat item(satuan) memudahkan pencarian setiap dokumen, shg memungkinkan adanya control yg sgt baik.

·  Seblum ada komputerisasi, surat masuk srg dibuatkan catatan dlm buku spiral atau buku induk

·  Berkas atau folder yg baru hrs dibuka jika dibutuhkan, yaitu dg diberi tanda pengenal, ditetapkan klasifikasinya, dan ditambahkan rincian pd daftar control, indeks atau basis data yg sesuai

SURVEI DAN INVENTARIS REKOD

KB 1 SURVEI REKOD

·  Survei adl kegiatan penelitian dan pencatatan yg dilakukan dlm rangka penjajagan sblm dilakukannya penataan pd rekod inaktif-statis yg penataannya sdh tdk berdasarkan penataan pd masa dinamisnya (rekod kacau) → untuk mendapatkan gambaran awal ttg jml/kuantitas, jenis fisik, lembaga pencipta system rekod

·  Tujuan survei→ utk mengetahui proses pengelolaan rekod pd tiap2 unit yg bertanggung jwb pd tata kelola, volume rekod, jenis rekod, kurun wktu rekod, kondisi gedung/ruang penyimpanan dan rekod2 yg trdapat di dalamnya

·  Langkah2 atau tahapan2 survey :

1. Menetapkan sasaran dan tujuan survey

2. Mempersiapkan formulir survey dan wawancara

3. Membentuk sebuah tim survey, jadwal&pertemuan

4. Mengidentifikasi lokasi tempat penyimpanan

5. Melakukan pengamatan &memastikan system rekod yg digunakan

6. Melakukan wawancara dan pengamatan lgsg

7. Mengumpulkan data survey

8. Melakukan analisis dan mmbuat rekomendasi

·  Persiapan survey:

1. Penetapan tujuan →brtujuan utk mempersempit ruang lingkup penelitian shg dpt lbh focus

2. Mempersiapkan formulir, yg isinya meliputi 5 bagian:a. lembaga pencipta atau penerimaan,

b. kondisi fisik rekod, kuantitas atau volume rekod yg tersimpan, (kondisi fisik, ruangan, kurun waktu, jenis fisik)

c. Kuantitas dan volume rekod, factor yg dipertimbangkan: provenance/asal usul rek, potensi&aktualisasi penggunaan rek, tingkat perkembangan,hubungan

d.System penataan rekod, yg prlu diperhatikn: 1.jalan masuk(entry point) →a.klasifikasi(fisik, masalah, &fungsional) b. agenda c. indeks d. kartu2

2.penataan dan temu kembali: a. kartu kendali  b. klasifikasi c. rubric  d. dosir  e. seri

3. lokasi penyimpanan

3. Membentuk sebuah tim survey, terdiri dari: coordinator dan penyelia tim, pewawancara dan pengumpul data( data collector), & pemasuk(entry)data

4. Mengidentif lokasi tempat

5. Mengumpulkan data hasil survey, diolah menjadi: a. inventory list/daftar inventaris, b. skema klasifikasi rekod

·  Rekod atif biasanya disimpan di unit2 kerja atau ruang/pusat penyimpanan file dmn rekod it diciptakan, rekod inaktif disimpan unit kearsipan msg2 unit kerja atau d ruang khusus Pusat Rekod, sdgkan arsip statis disimpan di Pusat Rekod maupun depo arsip

·  Jadwal retensi suatu daftar ttg jenis/masalah rekod yg didasarkan pd klasifikasi (pengelompkn masalah)rekod, retensi lamanya rekod hrs disimpan

KB 2 INVENTARIS REKOD

·  Inventaris rekod adl suatu gambaran yg sistematis dr suatu khasanah/ koleksi rekod (lembaga/pribadi), yg berupa buku petunjuk/jalan masuk, suatu koleksi/khasanah rekod yg dilengkapi dg sejarah dan fungsi organisasi pencipta, pertanggungjawaba pengaturannya, indeks, serta lmpiran2 yg diperlukan

·  Inventarisasi rekod adl keg mendata, mencatat, dan mengelompokkan rekod →hasilnya brupa Inventaris rekod atau daftar rekod

·  Prinsip2 inventarisasi:

1. Prinsip asal usul ( principle of provenance) →bersifat filosofi, mula2 tumbuh di prancis dg sebutan respect de fonds. Di belanda dsbut herkoms beginsel, di AS dan Australia dg nama principle of provenance

2. Prinsip aturan asli→principle of original order, di belanda dikenal dg struktur beginsel( prinsip struktur)

3. Prinsip kegunaan, yaitu setiap lembar/berkas rekod yg tercecer di bukan tempat atau kelompoknya sesuai dg jenis nya, di belanda → bestemming beginsel

4. Prinsip restorasi →didasarkan pd aturan rekod pd wktu dinamisnya, namun dg mengadakan bbrp perbaikan sesuai kebutuhan, dsebut jg restauratie beginsel

5. Prinsip fungsional, prinsip dlm pengaturan rekodnya didasarkan kpd tugas2 dari organisasi pencipta rekodnya

6. Prinsip organisasi, artinya dlm pengaturan rekod didasarkan kpd struktur organisasi atau administrasi pencipta rekodnya

7. Prinsip masalah, pertinent beginsel, artinya bahwa dlm pengaturan rekod didasarkan kpd masalah2 yg terkandung dlm rekod itu sndiri

·  Daftar inventaris mencatat rekod item per item. Kegiatan pembuatan daftar inventaris terbagi ats daftar utk rekod dlm bentuk:

1. Hard copy dan rekod kertas, unsur2nya: asal usul/kepemilikan, judul, tingkat perkembangan, deskripsi, peralatan penyimpanan, metode penyimpanan,kondisi, media pnyimpanan, jadwal retensi, kebutuhan ats copy/duplikat, administrasi, tingkat pembuktian hokum

2. Rekod elektronik, unsur2: asal usul, judul rekod, deskripsi, frekuensi penggunaan, tempat penyimpanan di kompter, system back up data dan pemeliharaanya, hard copy

SARANA TEMU KEMBALI REKOD

KB 1 PENGELOMPOKAN REKOD

·  Pengelompokan rekod/record grouping adl satu cara utk membagi dokumen kearsipan(archival document) ked lm bbrp tingkatan(level) berdasar fungsi, aktivitas, dan transaksi yg terjadi

·  Apabial organisasi blm memiliki atau baru merencanakan akn membuat skema klasifikasi maka Pengelompokan Rekod adl awal yg tepat utk memulai

·  Menurut International Council on Archives, satu seri dpt terdiri dari rekod2 yg sdh diakumulasi atau diberkaskan menurut cara yg sama atau hasil dr aktivitas yg sama atau rekod yg memiliki format tertentu yg sama

·  Berkas file adl satu kelompok rekod /dokumen yg relevan, biasanya ditempatkan dlm satu sampul berkas atau folder

KB 2 SKEMA KLASIFIKASI

·  Klasifikasi adl proses dimana dokumen kearsipan ( dokumen, rekod, dan arsip) organisasi dikategorikan atau dikelompokkan ked lm unit2 temu kembali tertentu dan diberi kode2 baik numeric, alfabetik, atau campuran keduanya sbg kode unik dari setiap kelompok tsb

·  Standar Nasional Ind utk manajemen rekaman yg mengadopsi ISO for records management:ISO 15489 manjelaskan definisi klasifikasi sbb: …proses membedakan dan menerapkan skema berdasarkan aktivitas bisnis/ administrasi yg menghasilkan rekod dimana rekod dikategorikan dlm cara2 yg sistematis dan konsisten utk memudahkan perolehan, temu kembali, pemeliharaan, dan pemusnahan

·  Menurut standar profesi, fungsi atau aktivitas organisasi adl criteria utama di mana dokumen kearsipan dikelompokkan utk tujuan temu kembali,

·  Perbedaan antara klasifikasi bisnis dg klasifikasi berbasis pengetahuan:

1. Tujuan proses klasfksi bisnis tdk hny menciptakan skema dmn rekod disusun dan di temu kembali, tp yg pntg utk menjadi dasar pengembangan komponen kunci program lainnya, yaitu mnjadi pertimbangan dokumen apa yg hrs diperoleh

2. Proses konstruksi skema klasifikasi bisnis dimulai dg fungsi dan aktivitas bisnis utama organisasi yg luas, bkn diawali dg melihat rekod atau dokumen lain dlm organisasi, atau kepentingan karyawan saat ini. Dlm pendekatan basis pengetahuan, kesiagaan literature /literature warrant berdasar isi/subyek dokumen dan kesiagaan pemakai (kebutuhan kelompok pengguna utama) berada di urutan plg atas melebihi criteria proses kategorisasi dokumen

3. Klasifikasi bisnis dibatasi hny pd kegiatan yg memiliki implikasi akuntabilitas utk organisasi, & hny dokumen yg berhub dg akuntabilitas yg disebut “rekod”

4. Nama unit kerja atau struktur organisasi dan istilah22 yg mewakili isi subyek dpt dipetakan atau ditambahkan sbg lapisan tambahan ke klasifikasi bisnis

·  Skema Klasifikasi berbasis pengetahuan diperlukan suatu organisasi apabila:

1.     Rekod yg dikelola mungkin trdiri dari dokumen yg diterbitkan dan tdk diterbitkan yg perlu disusun dlm teme2 subyek

2.     Pimpinan unit manajemen rekod mungkin diminta utk merancang skema klasifikasi yg rinci dmana perlu ditelusur atau ditemu kembali gbr2 yg disimpan scr elektronik

·  Tahapan membangun klasifikasi bisnis/langkah2:

1. Tahap 1, mengenali fungsi

2. Langkah 2, mengutamakan kerja2 klasifikasi dan memperluas model logis

3. Langkah 3, mengkaji kebutuhan utk pengelompokan lebih lanjut

4. 4, mengkaji model dan member label komponen

5. Langakah 5, menyelesaikan skema klasifikasi sbg satu perangkat praktik

KB 3 INDEKS

·  Standar profesi mendefinisikan pengindeksan sbg :” proses penetapan dan penerapan istilah2 atau kode2 ke rekod tertentu dmana mreka dpt dtemu kembali

·  Langkah2 dlm proses pengindeksan:

1. Pengkajian dokumen→mengkaji bagian2 dr dokumen yg mkin berguna tmasuk judulnya (apabila ada), nama2 orang atau organisasi asal,……

2. Pengenalan konsep temu kembali

3. Penerjemahan konsep ked lm kosakata pengindeksan

·  Kosa kata (vocabulary) pengindeksan →pemilihannya dpt ditetapkan berdasar pertimbanagn: 1. Kosakata bahasa terawasi(controlled) atau alami(natural)  2. Nama2 pengindeksan yg tepat   3. Pengindeksan prakoordinasi atau pascakoordinasi   4. Pengindeksan khusus dan/atau luas    5.konsistensi pengindeksan

·  Masalah2 bila tanpa tingkat pengawasan kosakata/ pedoman pengindeksan diperlukan utk mengatasi masalah2 sbb:

1. Dokumen dg topic sama kan tersebar dlm berkas2 yg berbeda

2. Berkas tdk lengkap

3. Tingkat temu kembali yg rendah&sulit

4. Menciptakan masalah dlm prosedur retensi dan pemusnahan yg efisien

PENGELOLAAN REKOD AKTIF KERTAS

·  Dokumen , meliputi: 1. Segala sesuatu yg ada tulisannya  2. Sgala sesuatu yg terdapat marka, angka, symbol, atau lubang (perforations) yg memiliki makna bagi org yg memiliki kualifikasi utk menafsirkannya   3. Sebuah peta, rencana, gambar atau foto 

·  File adl kumpulan fisik dokumen yg dikelompokkan mnjadi satu kesatuan krn cirri yg sama dan disusun menurut metode pemberkasan trtentu

·  Rekod adl informasi yg diciptakan, diterima atau dipelihara sbg bukti dan informasi yg digunakan orgnssi/orag dlm kaitannya dg kewajiban hokum atau bisnis

KB 1 PEMBUATAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM PEMBERKASAN (FILLING)

·  Adalah proses utk merancang, mendokumentasikan, dan menerapkan prosedur baku utk mengklasifikasikan, menyortir, dan menyimpan informs utk menjamin pengambilan/pencarian informasi scr efektif dan hemat biaya

·  Tujuan dr filling adl utk mendapatkan informasi ktika dibutuhkan

·  Informasi yg hilang atau sulit diperoleh pd akhirnya akan: 1. Menunda keputusan2 manajemen atau pembuatan keputusan yg dipaksakan berdasar informasi yg kurang lengkap  2. Menghilangkn peluang mendapatkn keuntungan  3. Pengeluaran yg besar utk menciptakan kembali informasi penting

·  Bbrpa pertanyaan dlm membangun system pemberkasan:

1. Apakah kategori rekod dikenali dan dijelaskan pd jdwal yg dipublikasikan

2. Apakah jadwal ini tmasuk periode waktu yg diperkenalkan( periode retensi) utk penyimpanan rekod

3. Apakah jdwal tsb diotomasikan

4. Apa ada prosedur utk mengidentifikasi dan memantau kepatuhan thd periode retensi

·  Metodologi pembuatan system pemberkasan/ tahapan2 :

1. Prosedur analisis system(dasar) adl perangkat efektif dlm perencanaan, palaksanaan, dan pemantauan proses pengembangan system → a. kaji status saat ini  b. tentukan kebutuhan pengguna  c. kaji alternative  d. lakukan analisis biaya/manfaat  e. pilih alternative   f. rencanakan implementasi  g. implementsikn

2. Kajian status saat ini

·  Jadwal retensi berfungsi sbg control utama bagi system pemberkasan yg dibangun melalui suatu penghubung (link) ke setiap folder file

·  Untuk mengkaji status saat ini dilakukan kegiatan, seperti walktrough, survey rekod, membuat daftar file dan mengkaji indeks, serta inventaris rekod dan menentukan tingkat aktivitas rekod

·  Susunan pemberkasan →1. Berdasar abjad /alfabetik  2. Berdasar nomor/ numeric  3. Berdasar kombinasi huruf dan angka/alfa numeric

·  a. pemberkasan/filling scr numeric dan alfabetik, bnyak digunakan : file kronologis, file dictator, file referensi=file sirkulasi

·  b. pemberkasan menurut subyek dan urutan : 1. Filling subtek  2. Filling geografis  3. Filling kasus  4. Filling numeric khusus:a. filling kode numeric decimal dan b. filling digit terminal

·  c. system file menurut susunan asli→ mencakup 1. File pelanggan  2. File kreditor   3. File karyawan   4. File pesanan pembelian

·  indeks relative → daftar subyek dan atau judul file yg disusun scr alfabetis, termasuk istilah referensi silang dmamna suatu folder dpt diakses

·  metode klasifikasi file tradisional menurut subyek yg plg umum adl penciptaan seri klasifikasi bertingakat atau berjenjang dmana setiap tingkat yg lbh rendah merup bawahan dr tingkat di atasnya. Agar system file subyek tdk mnjadi tllu rumit, jenjang tradisional jangan melebihi tiga tingkat istilah subyek yg berhub.

KB 2 SARANA DAN PRASARANA PEMBERKASAN(FILLING)

·  Penyimpanan file ada 3 cara dasar:  1. Datar, spt gambar teknik peta atau grafik, dan barang2 seni  2. Vertical, dokumen yg disimpan dlm folder file, binder, atau alat lain  3. Digantung, bentuk lain dari filling vertical →penempatan dokumen baik yg terlepas/loose ataupu yg terjilid/bound yg digantung pd rel pengait

·  Pertimbangan pemilihan peralatan filling:

1. Ruangan dan peralatan yg memadai

2. Penempatan rekod sedekat mungkin dg penggunanya

3. Menyediakan kantong, folder, atau tempt penyimpanan yg sesuai

4. Peralatan yg sesuai

5. Mencegah penempatan tlu tinggi

6. Menyediakan ruanga lorong yg memadai

7. Menyediakan tindakan keamanan yg sesuai

8. Kemudahan akses

·  Ragam peralatan filling: 1. Cabinet laci vertical tradisional  2. Cabinet lateral yg dibuka dr samping  3. File lateral terbuka  4. System jalur rak yg dpt digerakkan/moveable aisle track system  5. Peralatan berputar/ rotary equipment  6. Peralatan filling:dokumen media campuran dan berukuran tllu besar   7.rak referensi roll-out  8. Computer pribadi dan mainframe 

·  Pengukuran file : volume file dalam meter lari ( meter file linear/MFL):

1. Memperkirakan File Meter Lari →dilakukan pd awal walktrough ( pemeriksaan rutin olh manajer internal) utk menentukan kapasitas peralatan saat ini. Dg cara mengukur dimensi dalam atau ruangan laci atau rak yg dpt digunakan. MFL= L X jml tingkat rak/laci ; kapasitas = MFL X jml cabinet

2. Mengukur MFL sesungguhnya: a. menggunakan pita pengukur meteran, beri tanda volume sesungguhnya dlm laci/rak pertama  b. dari titik acuan pd pita ini, ukur laci kedua  c. pd selembar kertas, buat tanda penjumlahan ktka setiap pnjang 3 meter telah diukur  d. kalikan jml total tanda penjumlahan dg 3 meter utk menetukan jml keseluruhan volume file MFL

3. Perbandingan ruangan lantai/MFL

4. Ruanagan lantai penyimpanan file

5. Efisiensi , factor yg diperhatikan: kemudahan jalan masuk, jarak tempuh yg terbatas, jarak rekod dekat dg pengguna, ruangan lantai yg tersedia, utk rekod dg aktivitas tinggi yg dijadikan referensi lgsg sediakan ruang file akses terbuka, jarak tempuh jalan kaki tdk berlebihan

·  Ruang file aktif hrs mempunyai lorong 91 cm, yg aktivitasnya rendah lorong selebar 76 cm dpt diterima

·  Sblm memilih folder, pertimbangkan: ukuran, bentuk rekod, aktivitas/seringnya akses, usia hidup-retensi, volume dlm file linier, volume dlm jml peralatan fillin

·  Gunakan folder manila 14/1000 inch utk volume rendah, aktivitas rendah, retensi di kantor slma 1 tahun/kurang, dan sebaliknya, gunakan yg lebih kuat spt pressboard 24/1000 inch utk vol tinggi, aktivitas tinggi, retensi lbh 1 tahun

·  Alat temu kembali visual : a. warna ( label bar warna, label numeric alfabetis kode warna, label kode warna khusus, label kode warna solid, warna pd top-tab)

·  Membuat rekod menjadi non aktif (charge out) →penggunaan pedoman keluar,merup pengganti folder di rak yg memuat judul folder, tgl, &nama yg memindahkan → menggunakan aturan satu langkah charge out atau dg aturan dua langkah charge out

PENGELOLAAN REKOD ELEKTRONIK

KB 1 PENGERTIAN, PENGGUNAAN, DAN JENIS2 REKOD ELEKTRONIK

·  Rekod elektronik adl rekod yg disimpan dlm media penyimpanan elektronik yg dpt segera diakses atau diubah/ rekod yg dpt dibaca mesin

·  Rekod elektronik dpt berupa data kuantitatif, teks, citra/image, dan suara yg berasal dr sinyal elektronik

·  Data adl sekelompok karakter yg mewakili suatu kondisi atau nilai tertentu

·  Jaringan network adl sekelompok computer yg slg berhubungan melelui saluran komunikasi utk berbagi sumber daya dan informasi

·  Local Area Network /LAN adl jaringan komunikasi data yg dimaksudkan utk memungkinkan bbrp computer, yg dihubungkan dg 1 komputer utk berbagi data dan perangkat lunak did lm suatu wilayah geografis yg terbatas.

·  Wide area netwok/WAN adl jaringan pengiriman data berkecepatan tinggi yg menghubungkan komp mainframe, komp pribadi dan peralatan lain yg terletak dlm wilayah geografis, berjarak lebih dr 1 mil, yg memungkinkan user group slg berbagi data komp dan perangkat lunak

·  Storage are network/SAN adl suatu jaringan berkecepatan tinggi yg menyediakan akses cpt dan dpt diandalkan bagi komp dan alat penyimpanan independen

·  Jenis2 media elektronik:

1. Media magnetic, adl sejenis bhn berlapis magnetic yg digunakan ol komp utk menyimpan data, cth carttidge, kaset, floppy dis, hardisk, pita magnetic:

a. Magnetic disk, adl piringan ceper terbuat dr bhn spt aluminium, yg dilapisi bhn perekam magnetic

b.Zip-drive, internal dan eksternal merup media yg fleksibel yg dibungkus dlm cartridge plastic dan digunakan utk membuat back up file computer

c. Pita magnetic, adl pita panjang film polyester berlapis bhn perekam magnetic, yg mampu menyimpan informasi dlm bntuk sinyal elektronik

d.Digita audio tape(DAT) adl sejenis pita magnetic yg pd mulanya dikembangkan hny utk rekaman audio, tp skrg terutama digunakan utk back up data, pengarsipan, dan rekaman audio/suara

e.Kaset pita magnetic, adl alat penyimpanan yg terdiri dr 2 gulungan pita magnetic, sebuah supply spool dan sebuak take up spool, yg berada pd kotak plastic dlm bentuk kaset atau kaset mikro

f.  Pita video, adl suatu pita di atas mana gbr2 visual direkam scr elektronik, dg suara atau tanpa suara

2. Media optic, tmasuk optical disk, compact disk, output komp ke laser disk, digital video disk, kartu dan pita optic. Optical disk adl media penyimpanan berkepadatan tinggi dmana informasi yg telah diberi kode scr digital ditulis &dibaca menggunakn laser

a.      Magneto-optical disk

b.     Data nearline

c.      Compact disk-read-only memory (CD-ROM)

d.     DVD

e.     Optical disk

KB 2 KONSEP SISTEM DAN ISU2 REKOD ELEKTRONIK

·  System rekod terotomasi adl suatu system dlm berbagai bentuk yg memanfaatkan teknologi komp utk tugas2 pengelolaan seluruh rekod, spt penciptaan,dst

·  System adl sekelompok hal yg berinteraksi dan slg tergantung satu dg lainnya scr teratur yg membentuk satu kesatuan

·  Dua komponen system utama yg berhub dg system rekod elektronik:

1.     Input data: a. data  b. scanner  c. optical character recognition (OCR)  d. modem  e. electronic data interchange(EDI)

2.     Output data→ hard copy, adl copy rekod yg telah dicetak yg dpt dibaca tnpa bantuan alat mekanis

·  Isu2 rekod elektronik: 1. Pembuatan indeks  2. Temu kembali/retrieval  3. Data warehouse   4. Rekod duplikat

·  Kompatibilitas media adl bagaimana baiknya kerjasama media dan peralatan yg diperlukan utk mengakses informasi yg disimpan pd media

·  Stabilitas media adl berapa lama waktu media dpt memelihara kualitas aslinya agar supaya dpt terus digunakan

KB 3 PENYIMPANAN, RETENSI, KEAMANAN, JEJARING, DAN SISTEM REKOD ELEKTRONIK

·  Keselamatan rekod → menggunakan surge protector(melindungi dr naik turun tegangan listrik):

1.     Selayaknya rekod pd media magnetic hrslah dirubah ke hardcopy, disk optic atau bentuk mikro utk penyimpanan jangka pjg

2.     Lindungi dr kehilangan file

3.     Lakukan tindakan utk mencegah virus komp

·  Keamanan rekod: 1. Memberlakukan kebijakan pengamanan  2. Melakukan pemeriksaan keamanan  3. Siapkan lat pencegah kejahatan →→

a. Firewall adl suatu kombinasi penyekat/buffer perangkat lunak dan perangkat keras yg ditempatkan diantara jaringan internal dan internet

b. Enkripsi adl metode utk mencampur adukkan data dg cara yg ditentukan terlebih dahulu oleh si pengirim utk melindungi rekod rahasia

c. System call-back adl prosedur pengamann rekod yg mengharuskan org yg meminta data dari suatu system komp meletakkan telp setelah meminta data melalui telp dan menunggu komp menghubungi kembali

KB 4 PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN REKOD ELEKTRONIK DAN PERKEMBANGAN TEKNOLOGI

·  Pemilihan perangkat lunak yg sesuai hrs ditentukan dg mempertimbangkan bbrp factor:

1. Tingkat kerumitan perangkat lunak

2. Buku pedoman yg ditulis dg baik yg menyertai perangkat lunak

3. Pengalaman dan nama baik si penjual

4. Biaya awal dan biaya pd masa yg akn dating

5. Pemeliharaan, backup, dan dukungan pelayanan yg ditawarkan

·  Dlm kaitannya dg control ats rekod dikenal istilah Manajemen penyimpanan berdasarkan hierarki yaitu suatu strategi manajemen penyimpanan data dmana perangkat lunak HSM digunakan utk memisahkan data komp aktif dan tdk aktif dg melakukan migrasi file diantara media penyimpanan primer dan sekunder

·  Agen yg cerdas/ intelligent assistant merup aplikasi perangkat lunak yg mematuhi instruksi yg telah deprogram dan belajar sndri ttg informasi kmana mereka diarahkan utk mengumpulkannya. Terbagi menjadi 4 jenis yaitu: agent emu kembali, agen pengawas( watcher agent), agen pembantu(helper agent), agen pembelanja( shopper agent)

·  Bbrp perkembangan teknologi yg berdampak pd manajemen:  1. Hologram   2. Nano, berukuran sepermiliar dr sstu  3. Kertas/ tinta elektronik adl pruduk

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN REKOD AKTIF

KB 1 PENYUSUTAN REKOD

·  Penyusutan rekod adl salah satu kegiatan manejemen rekod yg berkesinambungan dan dilakukan dlm rangka pengurangan rekod yg ada

·  Cara penyusutan rekod:

1. Memindahkan rekod inaktif dr unit kerja ke unit manajemen rekod dlm lingkungan lembaga public maupun perush swasta

2. Memusnahkan rekod sesuai ketentuan2 berlaku

3. Menyerahkan rekod statis kpd arsip nasional

·  Ketentuan2 ttg penyusutan: PP no 34 th 1979 ttg penyusutan Rekod, disusul ketentuan operasionalnay Surat Edaran Kepala Arsip Nasional  No SE/01/1981 dan SE/02/1983 ttg Nilai Guna Rekod

·  Utk melakukan penilaian, penyusutan, dan jadwal retensi rekod aktif, ada bbrp asas:

1. Asas keamanan  2. Asas pembakuan  3. Asas pertanggungjawaban   4. Maksud diadakan kegiatan penyusutan rekod

·  Bbrp alas an mngapa kegiatan penyusustan perlu dilakukan:

1. Volume rekod semakin tinggi dan menumpuk

2. Utk memudahkan pencarian

3. Mengurangi biaya pemeliharaan

4. Menghemat ruangan

KB 2 TATA CARA PENILAIAN DAN PENYUSUTAN REKOD

·  Bobot atau nilai rekod terbagi dlm bbrp tingkatan:1. Rekod vital(rekod keuangan, kepemilikan, minutes pertemuan pimpinan dan spesifikasi pruduk)  2. Rekod penting(rekod pembayaran, rekod pedoman, petunjuk)   3. Rekod berguna( rekod korespondensi)   4 rekod tdk berguna( pengumuman, brosur penawaran)

·  Pedoman pengendalian→ mildex yg tjuannya menetapkan dokumen kearsipan yg perlu dikendalikan, dan disertai formulir disposisi, serta pengarahannya

·  Tata cara penyusutan:

1. Pembuatan daftar inventaris rekod→prinsip2 pengaturan rekod: a. prinsip asal usul  b. prinsip aturan asli   c. prinsip kegunaan  d. prinsip restorasi   e. prinsip fungsional   f. prinsip organisasi  g. prinsip masalah

Proses kegiatan: survey rekod, memilah rekod, mendeskripsi rekod, membuat skema pengaturan rekod, menyatukan hasil deskripsi, menuangkan ke daftar inventaris, menempatkan rekod ke boks yg akn ditaruh di rak dg member label

2. Pembuatan daftar rekod, adl sarana bantu utk temu kembali informasi dr rekod yg brupa rincian uraian informasi materi setiap unit pengelompokanny,…

3. Pembuatan jadwal retensi rekod(JRA), yaitu suatu daftar ttg jenis masalh rekod yg didasarkan pd klasifikasi rekod, serta retensi

4. Pembuatan daftar pertelaan rekod, yaitu daftar yg berisi rincian informasi dlm berkas yg tersusun scr kronologis atau numeric, utk kpentingan transfer

5. Penilaian dan seleksi rekod, yaitu proses melaksanakan penilaian dan penyeleksian rekod berdasar nilai guna rekod  sbg endapan informs pelaksanaan admn

6. Penetuan tindakan penyusutan

7. Pembuatan berita acara, yitu cttn utk mengetahui isi berkas dan tindakan apa yg hrs dilakukan → berita acra pemindahan,ba pemusnahan, & ba penyerahan

·  Jenis2 penyusutan rekod: 1. Penyus rekod aktif  2. Penyus masa inaktif  3. Penyus rekod tertib  4. Penyus rekod tdk tertib   5. Metode pemindahan: pemindahan berkala( one period transfer, two pwriod transfer, maximum-minimum period transfer) dan pemindahan berulang2

KB 3 JADWAL PENYIMPANAN DAN PEMUSNAHAN REKOD DAN ARSIP

·  Factor yg dipertimbangkan peraturan pemerintah terkait dan kepentingan bisnis dan administrasi

·  Jadwal retensi rekod adl suatu daftar ttg jenis/masalah rekod yg didasarkan pd klasifikasi rekod serta retensi dr lamanya rekod hrs disimpan

·  Peraturan pem→ no 34 th 1979 ttg Penyus arsip, pd bab III pasal 4 dan 5 diatur hal berkenaan jadwal retensi rekod

·  Nilai guna rekod adl nilai rekod yg didasarkan pd kegunaannya bagi kepentingan pengguna rekod, dibedakan mnjadi:

1. Nilai  guna primer→ didasarkan pd kegunaan rekod bgi kepentingan pencipta rekod, meliputi: nilai guna administrasi, n.g. hokum, n.g.keuangan, n.g.ilmiah

2. Nilai guna sekunder→ didasarkan pd kegunaan rekod bgi kepentingan lembaga /instansi pencipta rekod dan kegunaanya sbg bhn bukti &bhn pertanggung jawabn nasional, meliputi: n.g. kebuktian, n.g. informasional

Sealin itu ada nilai guna lain: a. nilai guna abadi/permanen  b. nilia guna penelitian  c. nilai guna perorangan  d. nilai guna sejarah

·  Langkah2/ tahapan2 pembuatan jadwal retensi:

1. Tahap pembentukan panitia jadwal retensi – ketua tim jadwal retensi(direktur eksekutif/pimpinan), ketua coordinator tim(wakil dir/pim), ketua pelaksana(rekod/arsiparis/unit manajemen rekod/petugas), anggota(kepala2 divisi)

2. Tahap pelaksanaan –melakukan survey dan identifikasi